Accordo sul trattamento dei dati

[to confirm: bozza] Bozza del 23 ottobre 2026, redatta in conformità all’articolo 28 del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR / RGPD). Prima della pubblicazione saranno completati i punti contrassegnati con [to confirm] e il testo sarà verificato da un giurista. Fa fede la versione olandese (verwerkersovereenkomst); la presente traduzione è fornita solo a titolo informativo.

1. Parti e ambito di applicazione

1. Il presente accordo è concluso tra Lei, il cliente business di Mealbooks (titolare del trattamento), e Sevenhills Software, impresa individuale (eenmanszaak) di Subhashini Sivasubramani, Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen, Paesi Bassi, KVK 42162009 (responsabile del trattamento, «noi»).
2. Fa parte del contratto relativo a Mealbooks (condizioni generali d’uso). Lei lo accetta insieme alle condizioni al momento della registrazione, spuntando la casella nel modulo di registrazione; registriamo quando e quale versione.
3. Si applica ai dati personali che Lei tiene in Mealbooks su altre persone. Per i dati che La riguardano in quanto nostro cliente siamo noi stessi titolari del trattamento; si veda l’informativa sulla privacy. Se il presente accordo e le condizioni generali d’uso sono in contrasto in materia di protezione dei dati, prevale il presente accordo.

2. Oggetto, natura, finalità e durata

1. Trattiamo dati personali per Suo conto solo per fornirLe Mealbooks: conservarli, mostrarli ai Suoi utenti, creare fatture, note di credito, PDF, file di fattura elettronica e stampe, inviare le e-mail che Lei fa inviare a Mealbooks (come conferme d’ordine e promemoria di pagamento), cercare gli indirizzi di consegna se utilizza i Giri di consegna (Route Planning), i backup e l’assistenza che richiede.
2. Il presente accordo dura finché Lei utilizza Mealbooks e termina non appena tutti i dati personali che trattiamo per Lei sono stati cancellati (articolo 10).

3. Interessati e dati personali

Mealbooks non è pensato per categorie particolari di dati personali (articolo 9 del GDPR), come i dati relativi alla salute di una persona. Lei non li inserisce; gli allergeni sono registrati per piatto, non per persona.

4. Le Sue istruzioni

1. Trattiamo i dati solo su Sue istruzioni documentate: il presente accordo, le condizioni generali d’uso, l’utilizzo di Mealbooks così come Lei lo ha configurato e ciò che ci chiede per iscritto. Ciò vale anche per i trasferimenti verso un paese terzo (articolo 7).
2. Non utilizziamo i dati per finalità proprie. Se a nostro avviso un’istruzione viola il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati, La informiamo immediatamente.
3. Senza Sue istruzioni trattiamo dati solo se lo impone il diritto dell’Unione o olandese; in tal caso La informiamo prima, salvo che tale diritto lo vieti.

5. Riservatezza

Chiunque abbia accesso ai dati per nostro conto è tenuto alla riservatezza. Al momento si tratta solo della persona che gestisce Sevenhills Software. Consultiamo i Suoi dati solo quando è necessario per l’assistenza che richiede, per la sicurezza o perché la legge lo impone.

6. Sicurezza (articolo 32 del GDPR)

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• ogni impresa vede solo i propri dati; accesso solo dopo il login; password salvate solo come hash irreversibile;
• blocco di un account dopo 5 password errate, accesso facoltativo in due passaggi con un codice via e-mail, limiti al numero di richieste;
• connessioni cifrate (HTTPS) e hosting nell’UE o nel SEE;
• un backup ogni notte, cancellato entro 30 giorni;
• foto caricate ridotte e private dei dati nascosti (come la posizione);
• un registro concatenato per impresa di ogni fattura emessa, nota di credito, pagamento e storno e delle chiusure mensili e annuali: ogni voce contiene un’impronta SHA-256 della precedente, così che una modifica o cancellazione successiva emerge al controllo della catena; le fatture emesse, le note di credito e i pagamenti non vengono modificati né cancellati in seguito;
• registrazione degli eventi di sicurezza, e le modifiche al software vengono testate prima di andare online.

Riesaminiamo regolarmente queste misure e possiamo modificarle, purché il livello di sicurezza non diminuisca.

7. Sub-responsabili e trasferimenti

1. Lei rilascia un’autorizzazione scritta generale per i seguenti sub-responsabili:

2. Mollie gestisce il pagamento del Suo abbonamento come titolare autonomo del trattamento e non riceve alcun dato dei Suoi clienti.
3. La informiamo via e-mail almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Entro tale termine può opporsi motivando; se non riusciamo a superare l’obiezione, può porre fine al contratto prima della modifica senza costi.
4. Imponiamo contrattualmente a ogni sub-responsabile gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati. Restiamo pienamente responsabili nei Suoi confronti del loro adempimento (articolo 28, paragrafo 4, del GDPR).
5. I dati personali sono trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo solo con una garanzia ai sensi del capo V del GDPR (come una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo).

8. Assistenza

1. Richieste degli interessati: la maggior parte dei dati può consultarla, correggerla, esportarla (CSV) e cancellarla direttamente in Mealbooks. Ove ciò non sia possibile, La aiutiamo entro un termine ragionevole. Una richiesta che riceviamo direttamente Gliela inoltriamo senza rispondervi noi stessi. Le fatture emesse, le note di credito e i pagamenti non possono essere modificati né cancellati in Mealbooks, e il loro registro concatenato (articolo 6) è conservato finché esiste il Suo account; il diritto alla cancellazione non si applica ai dati che Lei deve conservare per legge (articolo 17, paragrafo 3, lettera b, del GDPR).
2. Tenendo conto delle informazioni a nostra disposizione, La assistiamo per la sicurezza, le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e la consultazione preventiva di un’autorità di controllo (articoli da 32 a 36 del GDPR), e cooperiamo con l’autorità di controllo.
3. Teniamo un registro delle attività di trattamento che svolgiamo per i nostri clienti (articolo 30, paragrafo 2, del GDPR).

9. Violazioni dei dati personali

1. Se scopriamo una violazione dei dati personali che riguarda i Suoi dati, Gliela notifichiamo senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro 48 ore dalla scoperta, via e-mail all’indirizzo del Suo account.
2. Le comunichiamo ciò che sappiamo e lo integriamo man mano che ne sappiamo di più: che cosa è successo, quali categorie e quale numero approssimativo di interessati e di dati possono essere coinvolti, le probabili conseguenze e che cosa abbiamo fatto e stiamo facendo.
3. È Lei a decidere se notificare la violazione all’autorità di controllo (entro 72 ore, articolo 33 del GDPR) e agli interessati; La aiutiamo in questo. Documentiamo ogni violazione.

10. Fine dell’accordo: restituzione e cancellazione

1. Quando il Suo account è disattivato, può scaricare tutti i dati della Sua impresa con Scarica i miei dati per almeno 30 giorni (al massimo 50) prima che vengano cancellati; in questo modo Le restituiamo i dati.
2. Trascorso tale termine cancelliamo tutti i dati personali che trattiamo per Lei, e i backup vengono sovrascritti entro 30 giorni. Conserviamo dati solo se lo impone il diritto dell’Unione o olandese; i dati sui Suoi clienti non vi rientrano.
3. Su richiesta confermiamo la cancellazione per iscritto.

11. Informazioni e audit

1. Le forniamo tutte le informazioni necessarie per dimostrare che rispettiamo l’articolo 28 del GDPR e il presente accordo.
2. Può far eseguire un audit da un esperto indipendente tenuto alla riservatezza, al massimo una volta all’anno, con un preavviso di almeno 30 giorni, durante l’orario d’ufficio e senza accesso ai dati di altri clienti. I costi sono a Suo carico, salvo che l’audit dimostri che abbiamo gravemente violato il presente accordo.

12. Responsabilità e altre disposizioni

1. Le limitazioni di responsabilità delle condizioni generali d’uso si applicano anche al presente accordo, salvo ove l’articolo 82 del GDPR o altre norme imperative non lo consentano. Non limitano i diritti degli interessati.
2. Si applica il diritto olandese; le controversie sono sottoposte al giudice indicato nelle condizioni generali d’uso.

Versione 2026-10-26 (bozza).