Informativa sulla privacy
[to confirm: bozza] Bozza del 23 ottobre 2026, redatta in conformità al regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR / RGPD) e al diritto olandese. Prima della pubblicazione saranno completati i punti contrassegnati con [to confirm] e il testo sarà verificato da un giurista. Fa fede la versione olandese; la presente traduzione è fornita solo a titolo informativo.
La presente informativa si applica al sito web di Sevenhills Software e ai nostri prodotti. Oggi si tratta di un solo prodotto, Mealbooks. Spieghiamo quali dati personali utilizziamo, perché, su quale base giuridica, chi li riceve, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti Lei ha (articoli 13 e 14 del GDPR).
1. Chi siamo
Sevenhills Software, impresa individuale (eenmanszaak) di Subhashini Sivasubramani
Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen, Paesi Bassi
KVK (registro delle imprese olandese) 42162009 · Partita IVA NL005545855B86
Domande sulla privacy: nakshafoods@gmail.com
Per i dati delle sezioni da 2 a 4 siamo titolare del trattamento. Non abbiamo un responsabile della protezione dei dati; non siamo tenuti a nominarlo (articolo 37 del GDPR). Può rivolgere le Sue domande all’indirizzo indicato sopra.
Per i dati aziendali che i nostri clienti tengono in Mealbooks sui propri clienti, fornitori e personale non siamo il titolare del trattamento, ma il responsabile del trattamento: si veda la sezione 10.
2. Il sito web
- Il sito web non installa alcun cookie, non salva nulla nel Suo browser e non utilizza statistiche, pubblicità né tracciamento. I caratteri tipografici si trovano sul nostro server, quindi il Suo browser non contatta Google né alcun altro servizio di font. Si veda la cookie policy.
- Non c’è un modulo di contatto. Se ci scrive via e-mail, utilizziamo il Suo indirizzo e il Suo messaggio solo per risponderLe (legittimo interesse, articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR, oppure misure precontrattuali, articolo 6, paragrafo 1, lettera b)).
- Il server che ospita il sito web registra per ogni richiesta dati tecnici standard (indirizzo IP abbreviato, data e ora, pagina, browser) per fornire il sito e proteggerlo (legittimo interesse, articolo 6, paragrafo 1, lettera f)). Questi log vengono cancellati dopo 30 giorni.
3. Mealbooks: quali dati che La riguardano trattiamo
| Categoria di dati | Che cosa | Provenienza |
|---|---|---|
| Dati dell’account | nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, nome utente; la Sua password solo come hash irreversibile | Lei, o l’impresa che Le ha dato un account |
| Dati aziendali | ragione sociale, tipo di attività, paese, indirizzo, numero KVK o di iscrizione al registro delle imprese, partita IVA, IBAN | Lei |
| Dati di registrazione | l’indirizzo e-mail e il numero di registrazione con cui è stata avviata una prova; se la registrazione somiglia a una precedente (stesso numero di registrazione, dominio e-mail o numero di telefono); quando ha accettato i nostri termini, la nostra informativa sulla privacy e il nostro accordo sul trattamento dei dati, e quale versione | Lei |
| Dati di abbonamento e di pagamento | stato del Suo abbonamento, le nostre fatture a Lei intestate, i relativi pagamenti, il riferimento e il metodo di pagamento comunicati da Mollie; per i clienti business di un altro paese dell’UE, l’esito della verifica della partita IVA (sezione 5) | Lei, Mollie, il sistema europeo VIES |
| Assistenza | le Sue domande in Help & Support, le nostre risposte, un file allegato, una valutazione | Lei |
| Dati tecnici e di sicurezza | sessioni di accesso (ultima attività), tentativi di accesso non riusciti, contatori temporanei per indirizzo contro i tentativi di indovinare le password, codici di accesso in due passaggi (solo come hash), log del server | il Suo utilizzo di Mealbooks |
Il conferimento dei dati dell’account, aziendali e di registrazione è necessario per concludere ed eseguire il contratto: senza questi dati non possiamo creare un account. I dati di pagamento sono necessari per un abbonamento a pagamento. Tutto il resto è facoltativo.
Non utilizziamo i Suoi dati per pubblicità, non li vendiamo, non creiamo profili e non prendiamo decisioni che La riguardano basate unicamente su un trattamento automatizzato (articolo 22 del GDPR). Il confronto di una nuova registrazione con quelle precedenti la segnala soltanto affinché una persona la esamini; non La respinge mai da solo.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|
| Creare il Suo account, fornire Mealbooks, le e-mail di servizio (codice di registrazione, promemoria durante la prova, messaggi su pagamenti, cancellazione e sicurezza) | Esecuzione del contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera b) |
| Fatturare, conservare le nostre fatture e i dati di pagamento, il trattamento IVA del Suo abbonamento (compresa la verifica VIES) | Obbligo legale derivante dalla normativa fiscale, articolo 6, paragrafo 1, lettera c) |
| Sicurezza: blocco degli account, controlli di accesso, log, backup | Legittimo interesse a un servizio sicuro e affidabile, articolo 6, paragrafo 1, lettera f) |
| Una sola prova gratuita per indirizzo e-mail, individuare registrazioni ripetute | Legittimo interesse a prevenire l’abuso della prova gratuita, articolo 6, paragrafo 1, lettera f) |
| Prova che ha accettato i nostri termini | Legittimo interesse a poter dimostrare il contratto, articolo 6, paragrafo 1, lettera f) |
| Rispondere alle richieste di assistenza | Esecuzione del contratto, oppure il nostro legittimo interesse se Lei non è (ancora) cliente |
| Ottemperare agli ordini di giudici e autorità | Obbligo legale, articolo 6, paragrafo 1, lettera c) |
Quando ci basiamo sul nostro legittimo interesse, lo abbiamo bilanciato con i Suoi interessi; può opporsi in qualsiasi momento (sezione 9). Per nessuna di queste attività chiediamo il consenso, quindi non c’è nemmeno un consenso da revocare.
5. Chi riceve i Suoi dati
Ci avvaliamo di fornitori di servizi che trattano dati per nostro conto in base a un accordo sul trattamento dei dati (articolo 28 del GDPR), e di alcuni soggetti che agiscono sotto la propria responsabilità.
| Destinatario | Ruolo | Finalità | Dati |
|---|---|---|---|
| Fornitore di hosting Hetzner Online GmbH, data center in Germania | Responsabile del trattamento | Far funzionare Mealbooks e il sito web, il database, i file e i backup | Tutti i dati in Mealbooks |
| Servizio di invio e-mail Brevo (Sendinblue SAS), Francia | Responsabile del trattamento | Inviare le e-mail di Mealbooks | Indirizzo e-mail, nome, il messaggio |
| Google (Gmail), per la nostra casella nakshafoods@gmail.com | Fornitore della nostra casella di posta | Ricevere le e-mail che ci invia e rispondervi | La Sua e-mail e il suo contenuto |
| Mollie B.V., Amsterdam | Titolare autonomo del trattamento (istituto di pagamento autorizzato) | I pagamenti del Suo abbonamento | Nome, e-mail, i dati bancari o della carta che fornisce a Mollie, importi. Si applica l’informativa sulla privacy di Mollie |
| La Commissione europea e l’amministrazione fiscale del Suo paese, tramite VIES | Titolari autonomi del trattamento | Verificare se una partita IVA europea è valida (solo clienti business fuori dai Paesi Bassi) | La Sua partita IVA e il Suo paese |
| Google (Google Maps Platform) | Responsabile del trattamento | Convertire gli indirizzi di consegna in una posizione sulla mappa, solo se i Giri di consegna (Route Planning) sono attivati per la Sua impresa | Indirizzi di consegna (senza nomi) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Responsabile del trattamento | Soluzione di riserva per la stessa ricerca di indirizzi, solo con i Giri di consegna | Indirizzi di consegna (senza nomi) |
| Autorità, giudici | Titolari autonomi del trattamento | Solo quando la legge ci obbliga | Quanto richiesto dall’ordine |
Quando invia una fattura tramite WhatsApp, Mealbooks si limita ad aprire WhatsApp sul Suo dispositivo con il testo già compilato; ciò che invia lì riguarda soltanto Lei e WhatsApp.
6. Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo
Mealbooks è ospitato nell’UE o nel SEE. I dati escono dal SEE solo se uno dei destinatari sopra indicati è stabilito al di fuori di esso, e solo con una garanzia ai sensi del capo V del GDPR:
- Google (Google LLC, Stati Uniti): il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-US Data Privacy Framework, decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023), in base al quale Google LLC è certificata, e le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
- OpenStreetMap Foundation (Regno Unito): la decisione di adeguatezza della Commissione europea per il Regno Unito.
Ogni indirizzo di consegna viene cercato una sola volta e poi memorizzato solo per la Sua impresa, in modo da essere inviato il meno possibile.
7. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati
| Dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati dell’account e aziendali | Finché esiste l’account. Alla fine della prova o dell’abbonamento l’account viene disattivato e cancellato dopo un periodo di attesa: per una registrazione online almeno 30 e al massimo 50 giorni. Le scriviamo 30 e 7 giorni prima; fino alla cancellazione può accedere e scaricare tutti i Suoi dati |
| Esportazione finale alla cancellazione | 30 giorni dopo la cancellazione, poi eliminata |
| Backup | Sovrascritti entro 30 giorni |
| Dati di registrazione e prova dell’accettazione | 2 anni dopo la registrazione, e mai meno della durata dell’account |
| Le nostre fatture a Lei intestate e i relativi pagamenti | 7 anni dalla fine dell’anno a cui si riferiscono (obbligo fiscale di conservazione, articolo 52 della legge generale olandese sulle imposte, Algemene wet inzake rijksbelastingen), anche dopo la cancellazione del Suo account |
| Richieste di assistenza chiuse | 1 anno dopo la chiusura |
| Sessioni di accesso | 1 giorno dopo la Sua ultima attività |
| Contatori contro i tentativi di indovinare le password, codici di registrazione e di accesso | Da minuti a ore: fino alla scadenza della loro finestra temporale o del codice |
| Log del server | 30 giorni |
I dati aziendali che Lei tiene in Mealbooks (sezione 10) seguono le Sue impostazioni: i dati archiviati vengono cancellati dopo il periodo impostato per la Sua impresa (10 anni per impostazione predefinita) e i controlli HACCP 2 anni dopo la loro data.
Le fatture emesse, le note di credito e i pagamenti non vengono modificati né cancellati in seguito in Mealbooks: un errore si corregge con una nota di credito o stornando un pagamento con un motivo. Ciascuno di essi, e ogni chiusura mensile e annuale, viene inoltre registrato nel registro concatenato della Sua impresa: numeri e date dei documenti, importi e IVA per aliquota, il metodo di pagamento, il motivo di uno storno e riferimenti al cliente e all’utente che l’ha registrato. Questo registro non viene mai modificato, è compreso nei backup e in Scarica i miei dati ed è conservato finché esiste l’account; viene cancellato solo quando viene cancellato l’account stesso.
8. Sicurezza
- Le password sono salvate solo come hash irreversibile. Dopo 5 password errate un account viene bloccato per un certo tempo; si può attivare l’accesso in due passaggi con un codice inviato via e-mail.
- Ogni impresa vede solo i propri dati. Solo la persona che gestisce Sevenhills Software ha accesso come amministratore e consulta i dati di un cliente solo quando è necessario per aiutare quel cliente, per mantenere sicuro il servizio o perché la legge lo richiede.
- Le connessioni sono cifrate (HTTPS). Ogni notte viene eseguito un backup. Le foto caricate vengono ridotte e private dei dati nascosti (come la posizione) prima di essere salvate.
- Se una violazione dei dati personali può comportare un rischio per Lei, la notifichiamo entro 72 ore all’autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) e, ove necessario, a Lei (articoli 33 e 34 del GDPR).
9. I Suoi diritti
Ai sensi degli articoli da 15 a 21 del GDPR, Lei ha diritto:
- di accesso ai dati personali che deteniamo su di Lei, e di ottenerne una copia;
- di rettifica: la maggior parte dei dati può correggerla direttamente in Mealbooks (Impostazioni);
- alla cancellazione, salvo che dobbiamo conservare i dati, ad esempio le nostre fatture ai sensi della normativa fiscale;
- alla limitazione del trattamento;
- alla portabilità: può esportare gli elenchi come file CSV e, non appena il Suo account è disattivato, Scarica i miei dati fornisce tutti i dati della Sua impresa in un unico file strutturato e leggibile da dispositivo automatico (può anche richiedercelo in qualsiasi momento);
- di opposizione al trattamento basato sul nostro legittimo interesse, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare.
Scriva a nakshafoods@gmail.com. Rispondiamo entro un mese; per una richiesta complessa possiamo prorogare questo termine di due mesi e Le comunichiamo il motivo entro il primo mese (articolo 12 del GDPR). Possiamo chiederLe di confermare la Sua identità.
Può proporre reclamo all’autorità olandese per la protezione dei dati, l’Autoriteit Persoonsgegevens, oppure all’autorità di controllo del paese dell’UE in cui vive o lavora (articolo 77 del GDPR), ad esempio il Garante per la protezione dei dati personali in Italia, l’autorità di protezione dei dati del Suo Land in Germania, la CNIL in Francia o l’AEPD in Spagna.
10. I dati dei Suoi clienti (Lei è titolare del trattamento)
I dati che tiene in Mealbooks sui Suoi clienti, fornitori e personale (nomi, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi e-mail, ordini, fatture, controlli HACCP) sono Suoi: è Lei a decidere che cosa contengono e a quale scopo. Per questi dati Lei è il titolare del trattamento e noi siamo il Suo responsabile del trattamento; si applica il nostro accordo sul trattamento dei dati. Spetta a Lei informare queste persone su come utilizza i loro dati e rispondere alle loro richieste; La aiutiamo ove necessario.
11. Modifiche
Aggiorniamo la presente informativa quando cambia ciò che facciamo. Comunichiamo le modifiche importanti agli utenti di Mealbooks via e-mail prima che entrino in vigore.
Versione 2026-10-26 (bozza).