Datenschutzerklärung
[to confirm: Entwurf] Entwurf vom 23. Oktober 2026, verfasst nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem niederländischen Recht. Vor der Veröffentlichung werden die mit [to confirm] markierten Punkte ausgefüllt und der Text von einem Juristen geprüft. Maßgeblich ist die niederländische Fassung; diese Übersetzung dient nur der Information.
Diese Erklärung gilt für die Website von Sevenhills Software und unsere Produkte. Derzeit ist das ein Produkt, Mealbooks. Wir erklären, welche personenbezogenen Daten wir verwenden, warum, auf welcher Rechtsgrundlage, wer sie erhält, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben (Art. 13 und 14 DSGVO).
1. Wer wir sind
Sevenhills Software, Einzelunternehmen (eenmanszaak) von Subhashini Sivasubramani
Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen, Niederlande
KVK (niederländisches Handelsregister) 42162009 · USt-IdNr. NL005545855B86
Fragen zum Datenschutz: nakshafoods@gmail.com
Für die Daten in den Abschnitten 2 bis 4 sind wir Verantwortlicher. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten; dazu sind wir nicht verpflichtet (Art. 37 DSGVO). Fragen können Sie an die oben genannte Adresse richten.
Für die Geschäftsdaten, die unsere Kunden in Mealbooks über ihre eigenen Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter führen, sind wir nicht der Verantwortliche, sondern Auftragsverarbeiter: siehe Abschnitt 10.
2. Die Website
- Die Website setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und hat keine Statistiken, keine Werbung und kein Tracking. Die Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server, Ihr Browser nimmt also keinen Kontakt zu Google oder einem anderen Schriftartendienst auf. Siehe die Cookie-Richtlinie.
- Es gibt kein Kontaktformular. Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verwenden wir Ihre Adresse und Ihre Nachricht nur, um Ihnen zu antworten (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, oder vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Der Server, auf dem die Website liegt, erfasst bei jedem Aufruf übliche technische Daten (gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Seite, Browser), um die Website auszuliefern und zu schützen (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Logs werden nach 30 Tagen gelöscht.
3. Mealbooks: was wir über Sie verarbeiten
| Art der Daten | Was | Herkunft |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Benutzername; Ihr Passwort nur als nicht umkehrbarer Hash | Sie selbst oder das Unternehmen, das Ihnen ein Konto gegeben hat |
| Unternehmensdaten | Firmenname, Art des Unternehmens, Land, Adresse, KVK- oder Handelsregisternummer, USt-IdNr., IBAN | Sie selbst |
| Anmeldedaten | die E-Mail-Adresse und Registernummer, mit denen eine Testphase gestartet wurde; ob die Anmeldung einer früheren ähnelt (gleiche Registernummer, E-Mail-Domain oder Telefonnummer); wann Sie unsere AGB, Datenschutzerklärung und unseren Auftragsverarbeitungsvertrag akzeptiert haben und welche Fassung | Sie selbst |
| Abo- und Zahlungsdaten | Status Ihres Abonnements, unsere Rechnungen an Sie, die Zahlungen darauf, die Zahlungsreferenz und Zahlungsart, die Mollie übermittelt; bei Geschäftskunden in einem anderen EU-Land das Ergebnis der Prüfung der USt-IdNr. (Abschnitt 5) | Sie selbst, Mollie, das europäische VIES-System |
| Support | Ihre Fragen in Help & Support, unsere Antworten, eine angehängte Datei, eine Bewertung | Sie selbst |
| Technische und Sicherheitsdaten | Anmeldesitzungen (letzte Aktivität), fehlgeschlagene Anmeldeversuche, vorübergehende adressbezogene Zähler gegen das Erraten von Passwörtern, Codes für die Anmeldung in zwei Schritten (nur als Hash), Serverlogs | Ihre Nutzung von Mealbooks |
Die Angabe Ihrer Konto-, Unternehmens- und Anmeldedaten ist für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags erforderlich: Ohne diese Daten können wir kein Konto anlegen. Zahlungsdaten sind für ein bezahltes Abonnement erforderlich. Alles andere ist freiwillig.
Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht, erstellen keine Profile und treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO). Der Abgleich einer neuen Anmeldung mit früheren Anmeldungen markiert diese nur, damit ein Mensch sie sich ansieht; er lehnt Sie nie selbst ab.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Ihr Konto anlegen, Mealbooks bereitstellen, die Service-E-Mails (Anmeldecode, Erinnerungen während der Testphase, Nachrichten zu Zahlung, Löschung und Sicherheit) | Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Rechnungsstellung, Aufbewahrung unserer Rechnungen und Zahlungsdaten, die umsatzsteuerliche Behandlung Ihres Abonnements (einschließlich der VIES-Prüfung) | Rechtliche Verpflichtung aus dem Steuerrecht, Art. 6 Abs. 1 lit. c |
| Sicherheit: Sperren von Konten, Anmeldeprüfungen, Logs, Backups | Berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Eine kostenlose Testphase pro E-Mail-Adresse, wiederholte Anmeldungen erkennen | Berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch der Testphase, Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Nachweis, dass Sie unsere Bedingungen akzeptiert haben | Berechtigtes Interesse, den Vertrag nachweisen zu können, Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Supportanfragen beantworten | Vertragserfüllung oder unser berechtigtes Interesse, wenn Sie (noch) kein Kunde sind |
| Erfüllung von Anordnungen von Gerichten und Behörden | Rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c |
Wo wir uns auf unser berechtigtes Interesse stützen, haben wir es gegen Ihre Interessen abgewogen; Sie können jederzeit widersprechen (Abschnitt 9). Für keine dieser Verarbeitungen bitten wir um Einwilligung, es gibt also auch keine Einwilligung zu widerrufen.
5. Wer Ihre Daten erhält
Wir arbeiten mit Dienstleistern, die Daten für uns im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeiten (Art. 28 DSGVO), und mit einigen Stellen, die in eigener Verantwortung handeln.
| Empfänger | Rolle | Zweck | Daten |
|---|---|---|---|
| Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in Deutschland | Auftragsverarbeiter | Betrieb von Mealbooks und der Website, die Datenbank, Dateien und Backups | Alle Daten in Mealbooks |
| E-Mail-Versanddienst Brevo (Sendinblue SAS), Frankreich | Auftragsverarbeiter | Versand der E-Mails aus Mealbooks | E-Mail-Adresse, Name, die Nachricht |
| Google (Gmail), für unser Postfach nakshafoods@gmail.com | Anbieter unseres Postfachs | E-Mails empfangen und beantworten, die Sie uns senden | Ihre E-Mail und ihr Inhalt |
| Mollie B.V., Amsterdam | Eigenständiger Verantwortlicher (lizenziertes Zahlungsinstitut) | Die Zahlungen Ihres Abonnements | Name, E-Mail, die Bank- oder Kartendaten, die Sie Mollie geben, Beträge. Es gilt die Datenschutzerklärung von Mollie |
| Europäische Kommission und die Steuerbehörde Ihres Landes, über VIES | Eigenständige Verantwortliche | Prüfung, ob eine europäische USt-IdNr. gültig ist (nur Geschäftskunden außerhalb der Niederlande) | Ihre USt-IdNr. und Ihr Land |
| Google (Google Maps Platform) | Auftragsverarbeiter | Lieferadressen in eine Position auf der Karte umwandeln, nur wenn die Routenplanung (Route Planning) für Ihr Unternehmen eingeschaltet ist | Lieferadressen (keine Namen) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Auftragsverarbeiter | Ersatz für dieselbe Adresssuche, nur mit Routenplanung | Lieferadressen (keine Namen) |
| Behörden, Gerichte | Eigenständige Verantwortliche | Nur wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet | Was die Anordnung verlangt |
Wenn Sie eine Rechnung über WhatsApp versenden, öffnet Mealbooks nur WhatsApp auf Ihrem eigenen Gerät mit dem vorausgefüllten Text; was Sie dort versenden, ist eine Sache zwischen Ihnen und WhatsApp.
6. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Mealbooks wird in der EU oder im EWR gehostet. Daten gelangen nur dann außerhalb des EWR, wenn ein oben genannter Empfänger dort niedergelassen ist, und nur mit einer Garantie aus Kapitel V DSGVO:
- Google (Google LLC, Vereinigte Staaten): der EU-US-Datenschutzrahmen (EU–US Data Privacy Framework, Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023), unter dem Google LLC zertifiziert ist, und die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
- OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich): der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für das Vereinigte Königreich.
Jede Lieferadresse wird einmal gesucht und danach nur für Ihr Unternehmen gespeichert, damit sie so selten wie möglich übermittelt wird.
7. Wie lange wir Ihre Daten speichern
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Konto- und Unternehmensdaten | Solange das Konto besteht. Nach dem Ende der Testphase oder des Abonnements wird das Konto abgeschaltet und nach einer Wartezeit gelöscht: bei einer Online-Anmeldung mindestens 30 und höchstens 50 Tage. Wir schreiben Ihnen 30 und 7 Tage vorher eine E-Mail; bis zur Löschung können Sie sich anmelden und alle Ihre Daten herunterladen |
| Abschlussexport bei der Löschung | 30 Tage nach der Löschung, danach gelöscht |
| Backups | Innerhalb von 30 Tagen überschrieben |
| Anmeldedaten und der Nachweis der Annahme | 2 Jahre nach der Anmeldung, und nie kürzer, als das Konto besteht |
| Unsere Rechnungen an Sie und die Zahlungen darauf | 7 Jahre nach Ablauf des Jahres, auf das sie sich beziehen (steuerliche Aufbewahrungspflicht, Art. 52 des niederländischen allgemeinen Steuergesetzes, Algemene wet inzake rijksbelastingen), auch nachdem Ihr Konto gelöscht wurde |
| Geschlossene Supportanfragen | 1 Jahr nach dem Schließen |
| Anmeldesitzungen | 1 Tag nach Ihrer letzten Aktivität |
| Zähler gegen das Erraten von Passwörtern, Anmelde- und Login-Codes | Minuten bis Stunden: bis ihr Zeitfenster oder der Code abläuft |
| Serverlogs | 30 Tage |
Für die Geschäftsdaten, die Sie selbst in Mealbooks führen (Abschnitt 10), gelten Ihre eigenen Einstellungen: Archivierte Daten werden nach der für Ihr Unternehmen eingestellten Frist gelöscht (standardmäßig 10 Jahre) und HACCP-Kontrollen 2 Jahre nach ihrem Datum.
Ausgestellte Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Zahlungen werden in Mealbooks nachträglich nicht geändert oder gelöscht: Ein Fehler wird mit einer Rechnungskorrektur oder durch die Stornierung einer Zahlung mit Angabe eines Grundes berichtigt. Jeder dieser Vorgänge und jeder Monats- und Jahresabschluss wird außerdem in der verketteten Aufzeichnung Ihres Unternehmens festgehalten: Belegnummern und -daten, Beträge und Umsatzsteuer je Steuersatz, die Zahlungsart, der Grund einer Stornierung sowie Verweise auf den Kunden und auf den Nutzer, der den Vorgang erfasst hat. Diese Aufzeichnung wird nie geändert, ist in den Backups und in Meine Daten herunterladen enthalten und wird aufbewahrt, solange das Konto besteht; sie wird erst gelöscht, wenn das Konto selbst gelöscht wird.
8. Sicherheit
- Passwörter werden nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert. Nach 5 falschen Passwörtern wird ein Konto für eine gewisse Zeit gesperrt; die Anmeldung in zwei Schritten mit einem Code per E-Mail kann eingeschaltet werden.
- Jedes Unternehmen sieht nur seine eigenen Daten. Nur die Person, der Sevenhills Software gehört, hat Administratorzugang und sieht sich die Daten eines Kunden nur an, wenn das nötig ist, um diesem Kunden zu helfen, den Dienst sicher zu halten, oder weil das Gesetz es verlangt.
- Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Jede Nacht wird ein Backup erstellt. Hochgeladene Fotos werden verkleinert und von verborgenen Daten (wie dem Standort) befreit, bevor sie gespeichert werden.
- Wenn eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich ein Risiko für Sie darstellt, melden wir sie innerhalb von 72 Stunden der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) und, wo erforderlich, Ihnen (Art. 33 und 34 DSGVO).
9. Ihre Rechte
Nach Art. 15 bis 21 DSGVO haben Sie das Recht auf:
- Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben, und eine Kopie;
- Berichtigung: Das meiste können Sie selbst in Mealbooks ändern (Einstellungen);
- Löschung, es sei denn, wir müssen die Daten aufbewahren, zum Beispiel unsere Rechnungen nach dem Steuerrecht;
- Einschränkung der Verarbeitung;
- Datenübertragbarkeit: Listen können Sie als CSV-Datei exportieren, und sobald Ihr Konto abgeschaltet ist, liefert Meine Daten herunterladen alle Daten Ihres Unternehmens in einer strukturierten, maschinenlesbaren Datei (Sie können sie auch jederzeit bei uns anfordern);
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, jederzeit, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Schreiben Sie an nakshafoods@gmail.com. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei einem komplexen Antrag können wir diese Frist um zwei Monate verlängern und teilen Ihnen innerhalb des ersten Monats mit, warum (Art. 12 DSGVO). Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.
Sie können sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde, der Autoriteit Persoonsgegevens, oder bei der Aufsichtsbehörde des EU-Landes, in dem Sie wohnen oder arbeiten (in Deutschland die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes, in Frankreich die CNIL, in Spanien die AEPD, in Italien der Garante), beschweren (Art. 77 DSGVO).
10. Die Daten Ihrer Kunden (Sie sind Verantwortlicher)
Die Daten, die Sie in Mealbooks über Ihre Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter führen (Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Bestellungen, Rechnungen, HACCP-Kontrollen), gehören Ihnen: Sie bestimmen, was darin steht und wofür. Dafür sind Sie der Verantwortliche und wir Ihr Auftragsverarbeiter; es gilt unser Auftragsverarbeitungsvertrag. Es ist Ihre Aufgabe, diese Personen darüber zu informieren, wie Sie ihre Daten verwenden, und ihre Anfragen zu beantworten; wir helfen Ihnen, wo das nötig ist.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich an unserer Tätigkeit etwas ändert. Wichtige Änderungen teilen wir den Nutzern von Mealbooks per E-Mail mit, bevor sie in Kraft treten.
Version 2026-10-26 (Entwurf).