Politique de confidentialité
[to confirm: projet] Projet du 23 octobre 2026, rédigé conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et au droit néerlandais. Avant publication, les points marqués [to confirm] seront complétés et le texte sera vérifié par un juriste. La version néerlandaise fait foi ; cette traduction est fournie à titre informatif.
La présente politique s’applique au site de Sevenhills Software et à nos produits. Aujourd’hui, il s’agit d’un seul produit, Mealbooks. Nous expliquons quelles données personnelles nous utilisons, pourquoi, sur quelle base juridique, qui les reçoit, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits (articles 13 et 14 du RGPD).
1. Qui nous sommes
Sevenhills Software, entreprise individuelle (eenmanszaak) de Subhashini Sivasubramani
Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen, Pays-Bas
KVK (registre du commerce néerlandais) 42162009 · numéro de TVA NL005545855B86
Questions sur la confidentialité : nakshafoods@gmail.com
Pour les données des sections 2 à 4, nous sommes responsable du traitement. Nous n’avons pas de délégué à la protection des données ; nous n’y sommes pas tenus (article 37 du RGPD). Vous pouvez poser vos questions à l’adresse ci-dessus.
Pour les données professionnelles que nos clients tiennent dans Mealbooks sur leurs propres clients, fournisseurs et personnel, nous ne sommes pas le responsable du traitement mais le sous-traitant : voir la section 10.
2. Le site
- Le site ne dépose aucun cookie, n’enregistre rien dans votre navigateur et n’utilise ni statistiques, ni publicité, ni traçage. Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre serveur, votre navigateur ne contacte donc ni Google ni aucun autre service de polices. Voir la politique en matière de cookies.
- Il n’y a pas de formulaire de contact. Si vous nous écrivez par e-mail, nous utilisons votre adresse et votre message uniquement pour vous répondre (intérêt légitime, article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, ou mesures précontractuelles, article 6, paragraphe 1, point b)).
- Le serveur qui héberge le site enregistre pour chaque requête des données techniques standard (adresse IP raccourcie, date et heure, page, navigateur) afin de fournir le site et de le sécuriser (intérêt légitime, article 6, paragraphe 1, point f)). Ces journaux sont supprimés après 30 jours.
3. Mealbooks : ce que nous traitons à votre sujet
| Catégorie de données | Quoi | Provenance |
|---|---|---|
| Données de compte | nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom d’utilisateur ; votre mot de passe uniquement sous forme de hachage irréversible | vous-même, ou l’entreprise qui vous a donné un compte |
| Données de l’entreprise | nom commercial, type d’entreprise, pays, adresse, numéro KVK ou d’inscription au registre du commerce, numéro de TVA, IBAN | vous-même |
| Données d’inscription | l’adresse e-mail et le numéro d’immatriculation avec lesquels un essai a été lancé ; si l’inscription ressemble à une inscription antérieure (même numéro d’immatriculation, domaine e-mail ou numéro de téléphone) ; quand vous avez accepté nos conditions, notre politique de confidentialité et notre accord de traitement des données, et quelle version | vous-même |
| Données d’abonnement et de paiement | statut de votre abonnement, nos factures à votre intention, les paiements correspondants, la référence et le moyen de paiement transmis par Mollie ; pour les clients professionnels d’un autre pays de l’UE, le résultat de la vérification du numéro de TVA (section 5) | vous-même, Mollie, le système européen VIES |
| Support | vos questions dans Help & Support, nos réponses, un fichier joint, une évaluation | vous-même |
| Données techniques et de sécurité | sessions de connexion (dernière activité), tentatives de connexion échouées, compteurs temporaires par adresse contre la devinette de mots de passe, codes de connexion en deux étapes (uniquement sous forme de hachage), journaux du serveur | votre utilisation de Mealbooks |
La fourniture de vos données de compte, d’entreprise et d’inscription est nécessaire pour conclure et exécuter le contrat : sans ces données, nous ne pouvons pas créer de compte. Les données de paiement sont nécessaires pour un abonnement payant. Tout le reste est facultatif.
Nous n’utilisons pas vos données à des fins publicitaires, ne les vendons pas, n’établissons pas de profils et ne prenons à votre sujet aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (article 22 du RGPD). La comparaison d’une nouvelle inscription avec des inscriptions antérieures ne fait que la signaler pour qu’une personne l’examine ; elle ne vous refuse jamais d’elle-même.
4. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique (RGPD) |
|---|---|
| Créer votre compte, fournir Mealbooks, les e-mails de service (code d’inscription, rappels pendant l’essai, messages sur le paiement, la suppression et la sécurité) | Exécution du contrat, article 6, paragraphe 1, point b) |
| Facturer, conserver nos factures et nos données de paiement, le traitement TVA de votre abonnement (y compris la vérification VIES) | Obligation légale découlant de la législation fiscale, article 6, paragraphe 1, point c) |
| Sécurité : blocage de comptes, contrôles de connexion, journaux, sauvegardes | Intérêt légitime à un service sûr et fiable, article 6, paragraphe 1, point f) |
| Un seul essai gratuit par adresse e-mail, repérer les inscriptions répétées | Intérêt légitime à prévenir l’abus de l’essai gratuit, article 6, paragraphe 1, point f) |
| Preuve que vous avez accepté nos conditions | Intérêt légitime à pouvoir prouver le contrat, article 6, paragraphe 1, point f) |
| Répondre aux demandes de support | Exécution du contrat, ou notre intérêt légitime si vous n’êtes pas (encore) client |
| Se conformer aux injonctions des tribunaux et des autorités | Obligation légale, article 6, paragraphe 1, point c) |
Lorsque nous nous fondons sur notre intérêt légitime, nous l’avons mis en balance avec vos intérêts ; vous pouvez toujours vous y opposer (section 9). Nous ne demandons votre consentement pour aucun de ces traitements ; il n’y a donc pas non plus de consentement à retirer.
5. Qui reçoit vos données
Nous travaillons avec des prestataires qui traitent des données pour notre compte dans le cadre d’un accord de traitement des données (article 28 du RGPD), et avec quelques parties qui agissent sous leur propre responsabilité.
| Destinataire | Rôle | Finalité | Données |
|---|---|---|---|
| Hébergeur Hetzner Online GmbH, centre de données en Allemagne | Sous-traitant | Faire fonctionner Mealbooks et le site, la base de données, les fichiers et les sauvegardes | Toutes les données de Mealbooks |
| Service d’envoi d’e-mails Brevo (Sendinblue SAS), France | Sous-traitant | Envoyer les e-mails de Mealbooks | Adresse e-mail, nom, le message |
| Google (Gmail), pour notre boîte nakshafoods@gmail.com | Fournisseur de notre boîte e-mail | Recevoir et répondre aux e-mails que vous nous envoyez | Votre e-mail et son contenu |
| Mollie B.V., Amsterdam | Responsable du traitement indépendant (établissement de paiement agréé) | Les paiements de votre abonnement | Nom, e-mail, les coordonnées bancaires ou de carte que vous donnez à Mollie, montants. La déclaration de confidentialité de Mollie s’applique |
| Commission européenne et administration fiscale de votre pays, via VIES | Responsables du traitement indépendants | Vérifier qu’un numéro de TVA européen est valide (uniquement les clients professionnels hors des Pays-Bas) | Votre numéro de TVA et votre pays |
| Google (Google Maps Platform) | Sous-traitant | Convertir les adresses de livraison en position sur la carte, uniquement si les Tournées (Route Planning) sont activées pour votre entreprise | Adresses de livraison (sans noms) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Sous-traitant | Solution de secours pour la même recherche d’adresse, uniquement avec les Tournées | Adresses de livraison (sans noms) |
| Autorités, tribunaux | Responsables du traitement indépendants | Uniquement lorsque la loi nous y oblige | Ce que l’injonction exige |
Lorsque vous envoyez une facture par WhatsApp, Mealbooks ouvre seulement WhatsApp sur votre propre appareil avec le texte prérempli ; ce que vous y envoyez relève de vous et de WhatsApp.
6. Transferts hors de l’Espace économique européen
Mealbooks est hébergé dans l’UE ou l’EEE. Les données ne quittent l’EEE que si un destinataire mentionné ci-dessus y est établi, et uniquement avec une garantie prévue au chapitre V du RGPD :
- Google (Google LLC, États-Unis) : le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–US Data Privacy Framework, décision d’adéquation du 10 juillet 2023), au titre duquel Google LLC est certifiée, et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni) : la décision d’adéquation de la Commission européenne pour le Royaume-Uni.
Chaque adresse de livraison est recherchée une seule fois, puis conservée uniquement pour votre entreprise, afin d’être transmise le moins souvent possible.
7. Durée de conservation de vos données
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte et de l’entreprise | Tant que le compte existe. À la fin de l’essai ou de l’abonnement, le compte est désactivé puis supprimé après un délai d’attente : pour une inscription en ligne, au moins 30 et au plus 50 jours. Nous vous écrivons 30 et 7 jours avant ; jusqu’à la suppression, vous pouvez vous connecter et télécharger toutes vos données |
| Export final lors de la suppression | 30 jours après la suppression, puis effacé |
| Sauvegardes | Écrasées dans un délai de 30 jours |
| Données d’inscription et preuve d’acceptation | 2 ans après l’inscription, et jamais moins longtemps que l’existence du compte |
| Nos factures à votre intention et les paiements correspondants | 7 ans après la fin de l’année à laquelle elles se rapportent (obligation fiscale de conservation, article 52 de la loi générale néerlandaise sur les impôts, Algemene wet inzake rijksbelastingen), même après la suppression de votre compte |
| Demandes de support clôturées | 1 an après la clôture |
| Sessions de connexion | 1 jour après votre dernière activité |
| Compteurs contre la devinette de mots de passe, codes d’inscription et de connexion | De quelques minutes à quelques heures : jusqu’à l’expiration de leur fenêtre de temps ou du code |
| Journaux du serveur | 30 jours |
Les données professionnelles que vous tenez vous-même dans Mealbooks (section 10) suivent vos propres paramètres : les données archivées sont supprimées après le délai défini pour votre entreprise (10 ans par défaut) et les contrôles HACCP 2 ans après leur date.
Les factures émises, les avoirs et les paiements ne sont ni modifiés ni supprimés par la suite dans Mealbooks : une erreur se corrige par un avoir ou par l’annulation d’un paiement avec un motif. Chacun d’eux, ainsi que chaque clôture mensuelle et annuelle, est aussi consigné dans l’enregistrement chaîné de votre entreprise : numéros et dates des documents, montants et TVA par taux, mode de paiement, motif d’une annulation, et références au client et à l’utilisateur qui l’a enregistré. Cet enregistrement n’est jamais modifié, figure dans les sauvegardes et dans Télécharger mes données, et est conservé tant que le compte existe ; il n’est supprimé qu’avec le compte lui-même.
8. Sécurité
- Les mots de passe ne sont enregistrés que sous forme de hachage irréversible. Après 5 mots de passe erronés, un compte est bloqué pendant un certain temps ; la connexion en deux étapes avec un code envoyé par e-mail peut être activée.
- Chaque entreprise ne voit que ses propres données. Seule la personne propriétaire de Sevenhills Software dispose d’un accès administrateur et ne consulte les données d’un client que si c’est nécessaire pour aider ce client, pour maintenir la sécurité du service ou parce que la loi l’exige.
- Les connexions sont chiffrées (HTTPS). Une sauvegarde est effectuée chaque nuit. Les photos téléversées sont réduites et débarrassées de leurs données cachées (comme la localisation) avant d’être enregistrées.
- Si une violation de données à caractère personnel est susceptible de présenter un risque pour vous, nous la notifions dans les 72 heures à l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) et, si nécessaire, à vous-même (articles 33 et 34 du RGPD).
9. Vos droits
En vertu des articles 15 à 21 du RGPD, vous avez le droit :
- d’accès aux données personnelles que nous détenons sur vous, et d’en obtenir une copie ;
- de rectification : vous pouvez modifier vous-même la plupart d’entre elles dans Mealbooks (Paramètres) ;
- à l’effacement, sauf si nous devons conserver les données, par exemple nos factures en vertu de la loi fiscale ;
- à la limitation du traitement ;
- à la portabilité : vous pouvez exporter les listes au format CSV et, dès que votre compte est désactivé, Télécharger mes données fournit toutes les données de votre entreprise dans un fichier unique, structuré et lisible par machine (vous pouvez aussi nous le demander à tout moment) ;
- d’opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Écrivez à nakshafoods@gmail.com. Nous répondons dans un délai d’un mois ; pour une demande complexe, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois et vous en indiquons les raisons dans le premier mois (article 12 du RGPD). Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données, l’Autoriteit Persoonsgegevens, ou auprès de l’autorité de contrôle du pays de l’UE où vous vivez ou travaillez (article 77 du RGPD), par exemple la CNIL en France, l’autorité de protection des données de votre Land en Allemagne, l’AEPD en Espagne ou le Garante en Italie.
10. Les données de vos clients (vous êtes responsable du traitement)
Les données que vous tenez dans Mealbooks sur vos clients, fournisseurs et personnel (noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, commandes, factures, contrôles HACCP) vous appartiennent : vous décidez de ce qu’elles contiennent et de leur usage. Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant ; notre accord de traitement des données s’applique. Il vous appartient d’informer ces personnes de la manière dont vous utilisez leurs données et de répondre à leurs demandes ; nous vous aidons si nécessaire.
11. Modifications
Nous adaptons la présente politique lorsque ce que nous faisons change. Nous informons les utilisateurs de Mealbooks des modifications importantes par e-mail avant leur entrée en vigueur.
Version 2026-10-26 (projet).