Privacyverklaring
[to confirm: concept] Concept van 23 oktober 2026, opgesteld volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en het Nederlandse recht. Voor publicatie worden de punten met [to confirm] ingevuld en controleert een jurist de tekst. Deze Nederlandse tekst is leidend; de vertalingen zijn een hulpmiddel.
Deze verklaring geldt voor de website van Sevenhills Software en onze producten. Op dit moment is dat één product, Mealbooks. We leggen uit welke persoonsgegevens we gebruiken, waarom, op welke grondslag, wie ze ontvangt, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt (artikelen 13 en 14 AVG).
1. Wie we zijn
Sevenhills Software, eenmanszaak van Subhashini Sivasubramani
Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen
KVK 42162009 · btw-id NL005545855B86
Vragen over privacy: nakshafoods@gmail.com
Voor de gegevens in de paragrafen 2 tot en met 4 zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor ons niet verplicht (artikel 37 AVG). Vragen kun je stellen via het adres hierboven.
Voor de bedrijfsgegevens die onze klanten in Mealbooks bijhouden over hun eigen klanten, leveranciers en personeel zijn wij niet de verwerkingsverantwoordelijke maar de verwerker: zie paragraaf 10.
2. De website
- De website plaatst geen cookies, slaat niets op in je browser en heeft geen statistieken, advertenties of tracking. De lettertypen staan op onze eigen server, dus je browser maakt geen contact met Google of een andere lettertypedienst. Zie het cookiebeleid.
- Er is geen contactformulier. Als je ons mailt, gebruiken we je adres en bericht alleen om je te antwoorden (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG, of stappen vóór een overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b).
- De server waarop de website staat, legt per verzoek standaard technische gegevens vast (ingekort IP-adres, datum en tijd, pagina, browser) om de site te leveren en te beveiligen (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f). Deze logs worden na 30 dagen verwijderd.
3. Mealbooks: wat we over jou verwerken
| Soort gegevens | Wat | Herkomst |
|---|---|---|
| Accountgegevens | naam, e-mailadres, telefoonnummer, gebruikersnaam; je wachtwoord alleen als onomkeerbare hash | jijzelf, of het bedrijf dat je een account gaf |
| Bedrijfsgegevens | bedrijfsnaam, soort bedrijf, land, adres, KVK- of handelsregisternummer, btw-nummer, IBAN | jijzelf |
| Aanmeldgegevens | het e-mailadres en registratienummer waarmee een proefperiode is gestart; of de aanmelding lijkt op een eerdere (zelfde registratienummer, e-maildomein of telefoonnummer); wanneer je onze voorwaarden, privacyverklaring en verwerkersovereenkomst hebt aanvaard en welke versie | jijzelf |
| Abonnements- en betaalgegevens | status van je abonnement, onze facturen aan jou, de betalingen daarop, de betaalreferentie en betaalmethode die Mollie doorgeeft; voor zakelijke klanten in een ander EU-land de uitkomst van de controle van het btw-nummer (paragraaf 5) | jijzelf, Mollie, het Europese VIES-systeem |
| Support | je vragen in Help & Support, onze antwoorden, een bijgevoegd bestand, een beoordeling | jijzelf |
| Technische en beveiligingsgegevens | inlogsessies (laatste activiteit), mislukte inlogpogingen, tijdelijke tellers per adres tegen het raden van wachtwoorden, codes voor inloggen in twee stappen (alleen als hash), serverlogs | je gebruik van Mealbooks |
Het verstrekken van je account-, bedrijfs- en aanmeldgegevens is nodig om de overeenkomst te sluiten en uit te voeren: zonder deze gegevens kunnen we geen account maken. Betaalgegevens zijn nodig voor een betaald abonnement. Al het andere is vrijwillig.
We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet, maken geen profielen en nemen geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten (artikel 22 AVG). De vergelijking van een nieuwe aanmelding met eerdere aanmeldingen markeert die alleen zodat een mens ernaar kijkt; ze weigert je nooit zelf.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je account maken, Mealbooks leveren, de service-e-mails (aanmeldcode, herinneringen tijdens de proefperiode, berichten over betaling, verwijdering en beveiliging) | Uitvoering van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b |
| Factureren, onze facturen en betaalgegevens bewaren, de btw-behandeling van je abonnement (waaronder de VIES-controle) | Wettelijke verplichting uit de belastingwetgeving, artikel 6 lid 1 sub c |
| Beveiliging: blokkeren van accounts, inlogcontroles, logs, back-ups | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst, artikel 6 lid 1 sub f |
| Eén gratis proefperiode per e-mailadres, herhaalde aanmeldingen opmerken | Gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik van de proefperiode, artikel 6 lid 1 sub f |
| Bewijs dat je onze voorwaarden hebt aanvaard | Gerechtvaardigd belang om de overeenkomst te kunnen aantonen, artikel 6 lid 1 sub f |
| Supportvragen beantwoorden | Uitvoering van de overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang als je (nog) geen klant bent |
| Voldoen aan bevelen van rechters en autoriteiten | Wettelijke verplichting, artikel 6 lid 1 sub c |
Waar we ons op ons gerechtvaardigd belang beroepen, hebben we dat afgewogen tegen jouw belangen; je kunt altijd bezwaar maken (paragraaf 9). Voor niets hiervan vragen we toestemming, dus er is ook geen toestemming in te trekken.
5. Wie je gegevens ontvangt
We werken met dienstverleners die gegevens voor ons verwerken onder een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG), en met enkele partijen die onder hun eigen verantwoordelijkheid handelen.
| Ontvanger | Rol | Doel | Gegevens |
|---|---|---|---|
| Hostingpartij Hetzner Online GmbH, datacenter in Duitsland | Verwerker | Mealbooks en de website draaien, de database, bestanden en back-ups | Alle gegevens in Mealbooks |
| Verzender van e-mail Brevo (Sendinblue SAS), Frankrijk | Verwerker | E-mails uit Mealbooks versturen | E-mailadres, naam, het bericht |
| Google (Gmail), voor onze mailbox nakshafoods@gmail.com | Aanbieder van onze mailbox | E-mail die je ons stuurt ontvangen en beantwoorden | Je e-mail en de inhoud ervan |
| Mollie B.V., Amsterdam | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke (vergunninghoudende betaalinstelling) | De betalingen van je abonnement | Naam, e-mail, de bank- of kaartgegevens die je aan Mollie geeft, bedragen. De privacyverklaring van Mollie is van toepassing |
| Europese Commissie en de belastingdienst van je land, via VIES | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken | Controleren of een Europees btw-nummer geldig is (alleen zakelijke klanten buiten Nederland) | Je btw-nummer en land |
| Google (Google Maps Platform) | Verwerker | Bezorgadressen omzetten in een positie op de kaart, alleen als Route Planning voor je bedrijf aanstaat | Bezorgadressen (geen namen) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Verwerker | Reserve voor dezelfde adresopzoeking, alleen met Route Planning | Bezorgadressen (geen namen) |
| Autoriteiten, rechters | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken | Alleen als de wet ons daartoe verplicht | Wat het bevel vereist |
Als je een factuur via WhatsApp verstuurt, opent Mealbooks alleen WhatsApp op je eigen apparaat met de tekst ingevuld; wat je daar verstuurt, is iets tussen jou en WhatsApp.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Mealbooks wordt gehost in de EU of EER. Gegevens gaan alleen naar buiten de EER als een ontvanger hierboven daar gevestigd is, en alleen met een waarborg uit hoofdstuk V AVG:
- Google (Google LLC, Verenigde Staten): het EU-VS-gegevensprivacykader (adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023), waaronder Google LLC is gecertificeerd, en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk): het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het Verenigd Koninkrijk.
Elk bezorgadres wordt één keer opgezocht en daarna alleen voor jouw bedrijf onthouden, zodat het zo min mogelijk wordt verstuurd.
7. Hoe lang we je gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en bedrijfsgegevens | Zolang het account bestaat. Na het einde van de proefperiode of het abonnement wordt het account uitgezet en na een wachttijd verwijderd: voor een online aanmelding minimaal 30 en maximaal 50 dagen. We mailen je 30 en 7 dagen van tevoren; tot de verwijdering kun je inloggen en al je gegevens downloaden |
| Eindexport bij verwijdering | 30 dagen na de verwijdering, daarna gewist |
| Back-ups | Binnen 30 dagen overschreven |
| Aanmeldgegevens en het bewijs van aanvaarding | 2 jaar na de aanmelding, en nooit korter dan het account bestaat |
| Onze facturen aan jou en de betalingen daarop | 7 jaar na afloop van het jaar waarop ze betrekking hebben (fiscale bewaarplicht, artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen), ook nadat je account is verwijderd |
| Gesloten supportvragen | 1 jaar na het sluiten |
| Inlogsessies | 1 dag na je laatste activiteit |
| Tellers tegen het raden van wachtwoorden, aanmeld- en inlogcodes | Minuten tot uren: tot hun tijdvenster of de code verloopt |
| Serverlogs | 30 dagen |
Voor de bedrijfsgegevens die je zelf in Mealbooks bijhoudt (paragraaf 10) gelden je eigen instellingen: gearchiveerde gegevens worden verwijderd na de termijn die voor je bedrijf is ingesteld (standaard 10 jaar) en HACCP-controles 2 jaar na hun datum.
Uitgegeven facturen, creditnota’s en betalingen worden in Mealbooks achteraf niet gewijzigd of verwijderd: een fout herstel je met een creditnota of door een betaling met een reden terug te draaien. Elk daarvan, en elke maand- en jaarafsluiting, wordt ook vastgelegd in de geketende registratie van je bedrijf: documentnummers en -datums, bedragen en btw per tarief, de betaalmethode, de reden van een terugdraaiing en verwijzingen naar de klant en naar de gebruiker die het vastlegde. Die registratie wordt nooit gewijzigd, zit in de back-ups en in Mijn gegevens downloaden, en wordt bewaard zolang het account bestaat; ze wordt pas verwijderd als het account zelf wordt verwijderd.
8. Beveiliging
- Wachtwoorden worden alleen als onomkeerbare hash opgeslagen. Na 5 verkeerde wachtwoorden wordt een account een tijd geblokkeerd; inloggen in twee stappen met een code per e-mail kan worden aangezet.
- Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens. Alleen de eigenaar van Sevenhills Software heeft beheerderstoegang en kijkt alleen in de gegevens van een klant als dat nodig is om die klant te helpen, om de dienst veilig te houden of omdat de wet dat vereist.
- Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Elke nacht wordt een back-up gemaakt. Geüploade foto’s worden verkleind en ontdaan van verborgen gegevens (zoals de locatie) voordat ze worden opgeslagen.
- Als een datalek waarschijnlijk een risico voor je vormt, melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar dat nodig is, aan jou (artikelen 33 en 34 AVG).
9. Je rechten
Op grond van de artikelen 15 tot en met 21 AVG heb je het recht op:
- inzage in de persoonsgegevens die we over je hebben, en een kopie;
- rectificatie: het meeste kun je zelf in Mealbooks aanpassen (Instellingen);
- wissing, tenzij we de gegevens moeten bewaren, bijvoorbeeld onze facturen op grond van de belastingwet;
- beperking van de verwerking;
- overdraagbaarheid: lijsten kun je als CSV-bestand exporteren, en zodra je account is uitgezet, geeft Mijn gegevens downloaden alle gegevens van je bedrijf in één gestructureerd, machineleesbaar bestand (je kunt het ook altijd bij ons opvragen);
- bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang, altijd, om redenen die met je situatie te maken hebben.
Mail naar nakshafoods@gmail.com. We antwoorden binnen een maand; bij een ingewikkeld verzoek kunnen we dat met twee maanden verlengen en laten we je binnen de eerste maand weten waarom (artikel 12 AVG). We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de toezichthouder van het EU-land waar je woont of werkt (artikel 77 AVG).
10. De gegevens van je klanten (jij bent verwerkingsverantwoordelijke)
De gegevens die je in Mealbooks bijhoudt over je klanten, leveranciers en personeel (namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen, bestellingen, facturen, HACCP-controles) zijn van jou: jij bepaalt wat erin staat en waarvoor. Daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker; onze verwerkersovereenkomst is van toepassing. Het is jouw taak die mensen te informeren over hoe je hun gegevens gebruikt en hun verzoeken te beantwoorden; we helpen je waar dat nodig is.
11. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als er iets verandert in wat we doen. Belangrijke wijzigingen melden we gebruikers van Mealbooks per e-mail voordat ze ingaan.
Versie 2026-10-26 (concept).