Política de privacidad
[to confirm: borrador] Borrador del 23 de octubre de 2026, redactado conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y al Derecho neerlandés. Antes de su publicación se completarán los puntos marcados con [to confirm] y un jurista revisará el texto. La versión neerlandesa prevalece; esta traducción se ofrece solo a título informativo.
Esta política se aplica al sitio web de Sevenhills Software y a nuestros productos. Hoy se trata de un solo producto, Mealbooks. Explicamos qué datos personales utilizamos, por qué, con qué base jurídica, quién los recibe, durante cuánto tiempo los conservamos y qué derechos tiene usted (artículos 13 y 14 del RGPD).
1. Quiénes somos
Sevenhills Software, empresa individual (eenmanszaak) de Subhashini Sivasubramani
Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen, Países Bajos
KVK (registro mercantil neerlandés) 42162009 · NIF-IVA NL005545855B86
Preguntas sobre privacidad: nakshafoods@gmail.com
Respecto de los datos de los apartados 2 a 4, somos el responsable del tratamiento. No tenemos delegado de protección de datos; no estamos obligados a designarlo (artículo 37 del RGPD). Puede dirigir sus preguntas a la dirección anterior.
Respecto de los datos empresariales que nuestros clientes llevan en Mealbooks sobre sus propios clientes, proveedores y personal, no somos el responsable del tratamiento sino el encargado del tratamiento: véase el apartado 10.
2. El sitio web
- El sitio web no instala ninguna cookie, no guarda nada en su navegador y no tiene estadísticas, publicidad ni seguimiento. Las fuentes tipográficas están en nuestro propio servidor, por lo que su navegador no contacta con Google ni con ningún otro servicio de fuentes. Véase la política de cookies.
- No hay formulario de contacto. Si nos escribe por correo electrónico, utilizamos su dirección y su mensaje únicamente para responderle (interés legítimo, artículo 6, apartado 1, letra f), del RGPD, o medidas precontractuales, artículo 6, apartado 1, letra b)).
- El servidor que aloja el sitio web registra en cada solicitud datos técnicos estándar (dirección IP abreviada, fecha y hora, página, navegador) para ofrecer el sitio y protegerlo (interés legítimo, artículo 6, apartado 1, letra f)). Estos registros se eliminan al cabo de 30 días.
3. Mealbooks: qué datos suyos tratamos
| Categoría de datos | Qué | Origen |
|---|---|---|
| Datos de la cuenta | nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, nombre de usuario; su contraseña solo como hash irreversible | usted, o la empresa que le dio una cuenta |
| Datos de la empresa | nombre comercial, tipo de empresa, país, dirección, número KVK o de inscripción en el registro mercantil, número de IVA, IBAN | usted |
| Datos de registro | la dirección de correo electrónico y el número de registro con los que se inició una prueba; si el registro se parece a uno anterior (mismo número de registro, dominio de correo electrónico o número de teléfono); cuándo aceptó nuestras condiciones, nuestra política de privacidad y nuestro acuerdo de encargo del tratamiento, y qué versión | usted |
| Datos de suscripción y de pago | estado de su suscripción, nuestras facturas a usted, los pagos correspondientes, la referencia y el método de pago que comunica Mollie; para clientes empresariales de otro país de la UE, el resultado de la comprobación del número de IVA (apartado 5) | usted, Mollie, el sistema europeo VIES |
| Soporte | sus preguntas en Help & Support, nuestras respuestas, un archivo adjunto, una valoración | usted |
| Datos técnicos y de seguridad | sesiones iniciadas (última actividad), intentos fallidos de inicio de sesión, contadores temporales por dirección contra la adivinación de contraseñas, códigos de inicio de sesión en dos pasos (solo como hash), registros del servidor | su uso de Mealbooks |
Facilitar sus datos de cuenta, de empresa y de registro es necesario para celebrar y ejecutar el contrato: sin estos datos no podemos crear una cuenta. Los datos de pago son necesarios para una suscripción de pago. Todo lo demás es voluntario.
No utilizamos sus datos con fines publicitarios, no los vendemos, no elaboramos perfiles y no tomamos sobre usted decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado (artículo 22 del RGPD). La comparación de un nuevo registro con registros anteriores solo lo marca para que lo revise una persona; nunca le rechaza por sí sola.
4. Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Base jurídica (RGPD) |
|---|---|
| Crear su cuenta, prestar Mealbooks, los correos electrónicos del servicio (código de registro, recordatorios durante la prueba, mensajes sobre pagos, eliminación y seguridad) | Ejecución del contrato, artículo 6, apartado 1, letra b) |
| Facturar, conservar nuestras facturas y los datos de pago, el tratamiento del IVA de su suscripción (incluida la comprobación en VIES) | Obligación legal derivada de la legislación tributaria, artículo 6, apartado 1, letra c) |
| Seguridad: bloqueo de cuentas, controles de inicio de sesión, registros, copias de seguridad | Interés legítimo en un servicio seguro y fiable, artículo 6, apartado 1, letra f) |
| Una prueba gratuita por dirección de correo electrónico, detectar registros repetidos | Interés legítimo en evitar el abuso de la prueba gratuita, artículo 6, apartado 1, letra f) |
| Prueba de que aceptó nuestras condiciones | Interés legítimo en poder acreditar el contrato, artículo 6, apartado 1, letra f) |
| Responder a consultas de soporte | Ejecución del contrato, o nuestro interés legítimo si usted (todavía) no es cliente |
| Cumplir las órdenes de tribunales y autoridades | Obligación legal, artículo 6, apartado 1, letra c) |
Cuando nos basamos en nuestro interés legítimo, lo hemos ponderado frente a sus intereses; puede oponerse en cualquier momento (apartado 9). No pedimos su consentimiento para nada de lo anterior, por lo que tampoco hay consentimiento que retirar.
5. Quién recibe sus datos
Trabajamos con proveedores de servicios que tratan datos por cuenta nuestra en virtud de un acuerdo de encargo del tratamiento (artículo 28 del RGPD), y con algunas partes que actúan bajo su propia responsabilidad.
| Destinatario | Función | Finalidad | Datos |
|---|---|---|---|
| Proveedor de alojamiento Hetzner Online GmbH, centro de datos en Alemania | Encargado del tratamiento | Hacer funcionar Mealbooks y el sitio web, la base de datos, los archivos y las copias de seguridad | Todos los datos de Mealbooks |
| Proveedor de envío de correo electrónico Brevo (Sendinblue SAS), Francia | Encargado del tratamiento | Enviar los correos electrónicos de Mealbooks | Dirección de correo electrónico, nombre, el mensaje |
| Google (Gmail), para nuestro buzón nakshafoods@gmail.com | Proveedor de nuestro buzón | Recibir y responder los correos electrónicos que usted nos envía | Su correo electrónico y su contenido |
| Mollie B.V., Ámsterdam | Responsable del tratamiento independiente (entidad de pago autorizada) | Los pagos de su suscripción | Nombre, correo electrónico, los datos bancarios o de tarjeta que usted facilita a Mollie, importes. Se aplica la política de privacidad de Mollie |
| La Comisión Europea y la administración tributaria de su país, a través de VIES | Responsables del tratamiento independientes | Comprobar si un número de IVA europeo es válido (solo clientes empresariales fuera de los Países Bajos) | Su número de IVA y su país |
| Google (Google Maps Platform) | Encargado del tratamiento | Convertir direcciones de entrega en una posición en el mapa, solo si las Rutas de reparto (Route Planning) están activadas para su empresa | Direcciones de entrega (sin nombres) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | Encargado del tratamiento | Alternativa de reserva para la misma búsqueda de direcciones, solo con las Rutas de reparto | Direcciones de entrega (sin nombres) |
| Autoridades, tribunales | Responsables del tratamiento independientes | Solo cuando la ley nos obliga | Lo que exija la orden |
Cuando envía una factura por WhatsApp, Mealbooks solo abre WhatsApp en su propio dispositivo con el texto ya escrito; lo que envíe allí es algo entre usted y WhatsApp.
6. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo
Mealbooks está alojado en la UE o el EEE. Los datos solo salen del EEE cuando uno de los destinatarios anteriores está establecido fuera de él, y solo con una garantía del capítulo V del RGPD:
- Google (Google LLC, Estados Unidos): el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (decisión de adecuación de 10 de julio de 2023), en el que Google LLC está certificada, y las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
- OpenStreetMap Foundation (Reino Unido): la decisión de adecuación de la Comisión Europea para el Reino Unido.
Cada dirección de entrega se busca una sola vez y después se recuerda solo para su empresa, de modo que se envíe lo menos posible.
7. Cuánto tiempo conservamos sus datos
| Datos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Datos de la cuenta y de la empresa | Mientras exista la cuenta. Al terminar la prueba o la suscripción, la cuenta se desactiva y se elimina tras un plazo de espera: para un registro en línea, como mínimo 30 y como máximo 50 días. Le escribimos 30 y 7 días antes; hasta la eliminación puede iniciar sesión y descargar todos sus datos |
| Exportación final en la eliminación | 30 días después de la eliminación; después se borra |
| Copias de seguridad | Se sobrescriben en un plazo de 30 días |
| Datos de registro y prueba de la aceptación | 2 años después del registro, y nunca menos tiempo del que exista la cuenta |
| Nuestras facturas a usted y los pagos correspondientes | 7 años desde el final del año al que se refieren (obligación fiscal de conservación, artículo 52 de la ley general neerlandesa de impuestos, Algemene wet inzake rijksbelastingen), también después de eliminarse su cuenta |
| Consultas de soporte cerradas | 1 año después del cierre |
| Sesiones iniciadas | 1 día después de su última actividad |
| Contadores contra la adivinación de contraseñas, códigos de registro y de inicio de sesión | De minutos a horas: hasta que vence su ventana de tiempo o el código |
| Registros del servidor | 30 días |
Los datos empresariales que usted lleva en Mealbooks (apartado 10) siguen su propia configuración: los datos archivados se eliminan tras el plazo fijado para su empresa (10 años por defecto) y los controles HACCP, 2 años después de su fecha.
Las facturas emitidas, las facturas rectificativas y los pagos no se modifican ni se eliminan después en Mealbooks: un error se corrige con una factura rectificativa o anulando un pago con un motivo. Cada uno de ellos, y cada cierre mensual y anual, queda también recogido en el registro encadenado de su empresa: números y fechas de los documentos, importes e IVA por tipo, la forma de pago, el motivo de una anulación y referencias al cliente y al usuario que lo registró. Ese registro nunca se modifica, se incluye en las copias de seguridad y en Descargar mis datos, y se conserva mientras exista la cuenta; solo se elimina cuando se elimina la propia cuenta.
8. Seguridad
- Las contraseñas solo se guardan como hash irreversible. Tras 5 contraseñas incorrectas, una cuenta se bloquea durante un tiempo; se puede activar el inicio de sesión en dos pasos con un código enviado por correo electrónico.
- Cada empresa ve solo sus propios datos. Solo la persona titular de Sevenhills Software tiene acceso de administrador, y solo consulta los datos de un cliente cuando es necesario para ayudar a ese cliente, para mantener la seguridad del servicio o porque la ley lo exige.
- Las conexiones están cifradas (HTTPS). Cada noche se hace una copia de seguridad. Las fotos subidas se reducen y se les quitan los datos ocultos (como la ubicación) antes de guardarlas.
- Si es probable que una violación de la seguridad de los datos personales suponga un riesgo para usted, la notificamos en un plazo de 72 horas a la autoridad neerlandesa de protección de datos (Autoriteit Persoonsgegevens) y, cuando sea necesario, a usted (artículos 33 y 34 del RGPD).
9. Sus derechos
En virtud de los artículos 15 a 21 del RGPD, usted tiene derecho:
- de acceso a los datos personales que tenemos sobre usted, y a obtener una copia;
- de rectificación: la mayoría de ellos puede corregirlos usted mismo en Mealbooks (Ajustes);
- de supresión, salvo que debamos conservar los datos, por ejemplo nuestras facturas en virtud de la legislación tributaria;
- a la limitación del tratamiento;
- a la portabilidad: puede exportar las listas como archivos CSV y, en cuanto su cuenta esté desactivada, Descargar mis datos le da todos los datos de su empresa en un único archivo estructurado y legible por máquina (también puede pedírnoslo en cualquier momento);
- de oposición al tratamiento basado en nuestro interés legítimo, en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular.
Escriba a nakshafoods@gmail.com. Respondemos en el plazo de un mes; si la solicitud es compleja, podemos prorrogar ese plazo dos meses y le indicaremos el motivo dentro del primer mes (artículo 12 del RGPD). Podemos pedirle que confirme su identidad.
Puede presentar una reclamación ante la autoridad neerlandesa de protección de datos, la Autoriteit Persoonsgegevens, o ante la autoridad de control del país de la UE en el que vive o trabaja (artículo 77 del RGPD), por ejemplo la AEPD en España, la CNIL en Francia, la autoridad de protección de datos de su estado federado (Land) en Alemania o el Garante en Italia.
10. Los datos de sus clientes (usted es el responsable del tratamiento)
Los datos que usted lleva en Mealbooks sobre sus clientes, proveedores y personal (nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, pedidos, facturas, controles HACCP) son suyos: usted decide qué contienen y para qué. Respecto de ellos, usted es el responsable del tratamiento y nosotros somos su encargado del tratamiento; se aplica nuestro acuerdo de encargo del tratamiento. Le corresponde a usted informar a esas personas de cómo utiliza sus datos y responder a sus solicitudes; le ayudamos cuando sea necesario.
11. Cambios
Adaptamos esta política cuando cambia lo que hacemos. Informamos de los cambios importantes a los usuarios de Mealbooks por correo electrónico antes de que entren en vigor.
Versión 2026-10-26 (borrador).