Algemene voorwaarden

[to confirm: concept] Concept van 23 oktober 2026, opgesteld volgens het Nederlandse en Europese recht. Voor publicatie worden de punten met [to confirm] ingevuld en controleert een jurist de tekst. Deze Nederlandse tekst is leidend; de vertalingen zijn een hulpmiddel.

1. Wie we zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

1. Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke proefperiode en elke overeenkomst over Mealbooks tussen jou en Sevenhills Software, eenmanszaak van Subhashini Sivasubramani, Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen; KVK 42162009; btw-id NL005545855B86; e-mail nakshafoods@gmail.com (“wij”).
2. Mealbooks wordt alleen aan ondernemers aangeboden: natuurlijke personen of rechtspersonen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Door je aan te melden bevestig je dat je dat voor je onderneming doet en dat je haar mag vertegenwoordigen. Consumenten kunnen zich niet aanmelden; consumentenregels zoals het herroepingsrecht zijn daarom niet van toepassing. Blijkt dat een consument zich heeft aangemeld, dan mogen wij het account beëindigen.
3. Jouw eigen algemene voorwaarden zijn niet van toepassing.
4. In onze privacyverklaring staat hoe we met persoonsgegevens omgaan. Voor de persoonsgegevens die je in Mealbooks over anderen bijhoudt, maakt onze verwerkersovereenkomst deel uit van deze overeenkomst.

2. Hoe de overeenkomst tot stand komt

1. Proefperiode: je vult het aanmeldformulier in, aanvaardt deze voorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst door het vakje aan te vinken, en bevestigt je e-mailadres met de code van 6 cijfers die we sturen. De overeenkomst voor de gratis proefperiode komt tot stand zodra het account is aangemaakt. Voordat je het formulier verstuurt, kun je alles wat je hebt ingevuld controleren en verbeteren.
2. Abonnement: je kiest Abonneren in Instellingen > Abonnement en betaalt de eerste maand. De betaalde overeenkomst komt tot stand zodra die betaling is gelukt; we bevestigen dat door de factuur te mailen.
3. We bewaren de overeenkomst: we leggen vast welke versie van deze voorwaarden je hebt aanvaard en wanneer (zie de privacyverklaring). Je kunt deze voorwaarden altijd vanaf deze pagina opslaan en afdrukken, en op verzoek sturen we je de versie die je hebt aanvaard.
4. Deze voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans en Italiaans. De overeenkomst wordt in het Nederlands gesloten; bij verschillen tussen de versies gaat de Nederlandse tekst voor.

3. De dienst

1. Mealbooks is online software voor kleine voedselbedrijven: menu en recepten, bestellingen, facturen, creditnota’s, e-facturen, betaalherinneringen, uitgaven, boekhouding, de bedragen voor de btw-aangifte en HACCP-controles. Het werkt in de browser en kan op het beginscherm van een telefoon worden gezet.
2. Het overzicht voor de btw-aangifte in Mealbooks volgt voor bedrijven in Nederland de Nederlandse en voor bedrijven in Duitsland de Duitse btw-aangifte. Voor bedrijven in andere landen geeft Mealbooks een algemeen btw-overzicht; zij kunnen de bedragen alleen als hulpmiddel gebruiken voor de aangifte in hun eigen land.
3. We mogen Mealbooks verbeteren en veranderen. Een hoofdfunctie waarvoor je betaalt, halen we niet weg zonder het je ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail te laten weten; je kunt dan vóór de wijziging opzeggen.
4. Je krijgt een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om Mealbooks voor je eigen onderneming te gebruiken zolang de overeenkomst loopt. Alle intellectuele-eigendomsrechten op Mealbooks blijven bij ons. Je mag Mealbooks niet kopiëren, doorverkopen of decompileren, en anderen er niet mee laten werken buiten de accounts die je voor je eigen onderneming maakt.
5. De gegevens die je invoert, blijven van jou. We gebruiken ze alleen om Mealbooks aan je te leveren, zoals beschreven in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.
6. Een factuur is uitgegeven zodra de pdf of e-factuur ervan is gemaakt, ze is afgedrukt of verstuurd, er een betaalherinnering voor is verstuurd of er een betaling op is geboekt. Uitgegeven facturen, creditnota’s en geboekte betalingen worden daarna niet meer gewijzigd of verwijderd: een fout herstel je met een creditnota of door de betaling met een reden terug te draaien. Ze worden vastgelegd in een geketende registratie die laat zien of er achteraf iets is veranderd (Instellingen > Integriteit van gegevens); die blijft bewaard zolang je account bestaat en wordt met het account verwijderd (artikel 9). E-facturen (XRechnung en ZUGFeRD) zijn bestanden die je downloadt en zelf verstuurt; Mealbooks stuurt ze naar niemand.

4. Gratis proefperiode

1. Je kunt Mealbooks 7 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens. Er is één proefperiode per e-mailadres; we mogen een aanmelding die een eerdere proefperiode herhaalt, weigeren of beëindigen.
2. De proefperiode eindigt vanzelf en wordt nooit een betaald abonnement zonder dat je je abonneert. Na de proefperiode kan het account alleen nog een abonnement afsluiten en zijn gegevens downloaden, tot het wordt verwijderd (artikel 9).

5. Prijs, btw en betaling

1. Mealbooks kost € 20,00 per maand exclusief btw. Alle functies zijn inbegrepen.
2. Btw:
   • ondernemers gevestigd in Nederland betalen 21% btw: € 24,20 per maand;
   • ondernemers gevestigd in een ander EU-land met een btw-nummer dat geldig is in het Europese VIES-systeem betalen € 20,00; de btw wordt naar jou verlegd (artikel 196 van de Europese btw-richtlijn 2006/112/EG) en je geeft die zelf aan in je eigen btw-aangifte. Zonder btw-nummer dat VIES als geldig bevestigt, kun je je niet abonneren. Vul je btw-nummer in op de abonnementspagina of bij Instellingen > Bedrijfsgegevens voordat je je abonneert; we controleren het in VIES bij het abonneren;
   • ondernemers gevestigd buiten de EU betalen € 20,00 zonder Nederlandse btw (artikel 44 van de btw-richtlijn); eventuele belasting in je eigen land is voor jouw rekening. De btw-behandeling wordt vastgesteld bij het abonneren. Laat het ons weten als je land of je btw-status verandert. Een wijziging van het btw-tarief geldt vanaf de datum waarop die ingaat.
3. De eerste maand betaal je via Mollie met een betaalmethode die op de betaalpagina wordt aangeboden (zoals iDEAL, een creditcard of een andere methode die in je land beschikbaar is). Met die betaling geef je ook een machtiging: daarna wordt hetzelfde bedrag elke maand op dezelfde dag van de maand als je eerste betaling (of de eerstvolgende werkdag) geïncasseerd, via SEPA-incasso of van de kaart waarmee je betaalde. Dit artikel is je vooraankondiging van elke incasso; je gaat ermee akkoord dat er vóór elke incasso geen aparte aankondiging wordt gestuurd. Voor elke betaling mailen we je een factuur; je facturen staan ook in Instellingen > Abonnement.
4. Elke betaling verlengt je abonnement met één kalendermaand. Het abonnement loopt per maand door tot je opzegt.

6. Mislukte of teruggeboekte betalingen

1. Als een betaling mislukt of je een incasso terugboekt, mailen we je en blijft het bedrag verschuldigd.
2. Wordt het niet betaald, dan kan het account uiterlijk 7 dagen na het einde van de betaalde maand alleen nog een abonnement afsluiten en zijn gegevens downloaden. Een gelukte betaling geeft je weer volledige toegang.
3. Is een bedrag na een herinnering nog niet betaald, dan mogen we de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek) en redelijke incassokosten in rekening brengen.
4. Je mag een bedrag dat je ons verschuldigd bent niet verrekenen met een vordering die je op ons meent te hebben, en je mag je betaling niet opschorten.

7. Opzeggen

1. Je kunt altijd opzeggen in Instellingen > Abonnement. Daarna wordt er niets meer geïncasseerd.
2. Je houdt volledige toegang tot het einde van de maand die je hebt betaald. Al betaalde bedragen worden niet terugbetaald.

8. Jouw verantwoordelijkheden

1. Houd je gegevens juist, houd wachtwoorden geheim en geef alleen mensen in je eigen onderneming een account. Je bent verantwoordelijk voor wat er onder je accounts gebeurt.
2. Je blijft zelf verantwoordelijk voor je wettelijke verplichtingen, zoals de inschrijving in het handelsregister, de regels voor voedselveiligheid en hygiëne (in Nederland die van de NVWA en de hygiënecode), je administratie en je btw-aangifte. Mealbooks helpt, maar doet je btw-aangifte niet, geeft geen fiscaal of juridisch advies en vervangt je eigen controles niet. Controleer de bedragen voordat je ze gebruikt.
3. Je gebruikt Mealbooks rechtmatig: je slaat geen onrechtmatige inhoud op, probeert niet bij gegevens van andere bedrijven te komen, test of belaagt de beveiliging niet en overbelast de dienst niet.
4. Voor de persoonsgegevens van je klanten, leveranciers en personeel ben jij verwerkingsverantwoordelijke (verwerkersovereenkomst). Je legt in Mealbooks geen bijzondere persoonsgegevens vast, zoals gegevens over iemands gezondheid (bijvoorbeeld een allergie van een klant met naam); allergenen horen bij het gerecht.
5. Je staat ervoor in dat je de persoonsgegevens die je in Mealbooks invoert, rechtmatig mag verwerken en dat je de betrokkenen hebt geïnformeerd zoals de AVG vereist.

9. Je gegevens aan het einde van de overeenkomst (Europese Dataverordening)

1. Tijdens de overeenkomst kun je je lijsten altijd als CSV-bestand exporteren.
2. Na het einde van je proefperiode of abonnement wordt het account uitgezet. Je hebt dan minimaal 30 dagen (maximaal 50; we waarschuwen je 30 en 7 dagen voor de verwijdering per e-mail) om in te loggen en Mijn gegevens downloaden te gebruiken: alle gegevens van je bedrijf (klanten, bestellingen, facturen, uitgaven, menu, recepten, HACCP-controles, de geketende registratie van je facturen en betalingen en de andere gegevens die je hebt ingevoerd) in één gestructureerd, machineleesbaar bestand, voor gebruik in een andere dienst of je eigen systemen. In die tijd kun je je ook opnieuw abonneren.
3. Na die termijn verwijderen we al je gegevens, ook uit back-ups binnen 30 dagen. We bewaren alleen wat we wettelijk moeten bewaren, zoals onze facturen aan jou. Technische gegevens die alleen nodig zijn om Mealbooks te laten werken (zoals wachtwoordhashes, sessies en logs), horen niet bij de export.
4. Overstappen is kosteloos. Je kunt de overeenkomst altijd beëindigen (artikel 7), dus de opzegtermijn om over te stappen is ten hoogste één maand; we helpen je met redelijke vragen over het overzetten van je gegevens.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en support

1. We doen ons best om Mealbooks beschikbaar te houden en maken elke nacht een back-up, maar we garanderen geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. Onderhoud plannen we zo veel mogelijk buiten kantooruren en langer onderhoud kondigen we vooraf aan.
2. Support krijg je via Help & Support in de app en per e-mail. We proberen snel te antwoorden; er zijn geen gegarandeerde reactietijden.

11. Opschorten en beëindigen door ons

1. We mogen een account direct opschorten of de overeenkomst beëindigen bij misbruik, onrechtmatig gebruik, niet-betalen of een ernstige schending van deze voorwaarden, of als een rechter of autoriteit dat beveelt. Waar mogelijk waarschuwen we eerst en geven we je een redelijke termijn om het te herstellen. We vertellen je de reden (zie ook artikel 13).
2. We mogen stoppen met Mealbooks met een opzegtermijn van ten minste 3 maanden, per e-mail. Je houdt dan het recht om je gegevens te downloaden (artikel 9).

12. Aansprakelijkheid

1. Mealbooks is een hulpmiddel. We zijn niet aansprakelijk voor beslissingen die je neemt op basis van de bedragen, en niet voor boetes, aanslagen of inspectie-uitkomsten die volgen uit je eigen aangiften of controles.
2. Onze totale aansprakelijkheid wegens toerekenbare tekortkoming, onrechtmatige daad of anderszins is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat je ons in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte, hebt betaald, en nooit meer dan € 500. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste omzet of reputatieschade. Bij verlies van gegevens is onze aansprakelijkheid beperkt tot het terugzetten van de meest recente back-up.
3. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet waar de wet een beperking niet toestaat.
4. Meld schade zo snel mogelijk per e-mail, uiterlijk binnen 12 maanden nadat je haar hebt ontdekt; anders vervalt het recht op vergoeding.
5. Overmacht: we zijn niet aansprakelijk voor tekortkomingen door omstandigheden buiten onze macht, zoals storingen bij de hostingpartij, het internet, de stroomvoorziening of de betaaldienst, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, of overheidsmaatregelen.
6. Vrijwaring: je vrijwaart ons tegen aanspraken van derden, zoals je eigen klanten of personeel, die voortvloeien uit de gegevens die je in Mealbooks invoert, uit gebruik van Mealbooks in strijd met deze voorwaarden of de wet, of uit het niet nakomen van je eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke, en je vergoedt de redelijke kosten van ons verweer daartegen. Dit geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van onze eigen tekortkoming.
7. Onder directe schade verstaan we uitsluitend: (a) bedragen die je ons te veel hebt betaald, of hebt betaald voor een periode waarin Mealbooks door onze tekortkoming niet werkte; (b) redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken; (c) redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen. Deze kosten moeten aantoonbaar zijn gemaakt.
8. Aansprakelijkheid voor een tekortkoming ontstaat alleen als je ons direct en zo nauwkeurig mogelijk per e-mail in gebreke stelt, ons een redelijke termijn van ten minste 14 dagen geeft om de tekortkoming te herstellen, en we ook na die termijn tekortschieten, tenzij herstel blijvend onmogelijk is.
9. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
10. We maken elke nacht een back-up, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor een eigen kopie van gegevens die voor je belangrijk zijn. We raden je aan je lijsten regelmatig te exporteren.
11. We zijn niet aansprakelijk voor diensten van derden die je zelf naast of vanuit Mealbooks gebruikt, zoals Mollie, Google Maps, WhatsApp, je internetverbinding, je apparaten en de e-mailvoorziening van ontvangers; daarvoor gelden hun eigen voorwaarden.

13. Meldingen van onrechtmatige inhoud en ons contactpunt (Europese digitaledienstenverordening)

1. Ons centrale contactpunt voor autoriteiten, de Europese Commissie en gebruikers is nakshafoods@gmail.com, in het Nederlands of het Engels.
2. Mealbooks slaat informatie op voor zijn klanten en maakt die niet openbaar. Denk je dat er onrechtmatige inhoud in Mealbooks staat, dan kun je dat aan dat adres melden met: waarom je de inhoud onrechtmatig vindt, waar die precies staat, je naam en e-mailadres, en een verklaring dat je melding juist is en te goeder trouw wordt gedaan. We beslissen zorgvuldig en zonder onnodige vertraging en laten je de uitkomst weten.
3. Als we inhoud verwijderen of een account opschorten of beëindigen vanwege onrechtmatige inhoud of een schending van deze voorwaarden, vertellen we de klant de redenen en hoe hij bezwaar kan maken. Bezwaar gaat naar hetzelfde adres en wordt door een mens behandeld.

14. Wijziging van deze voorwaarden en de prijs

1. We mogen deze voorwaarden en de prijs wijzigen. We kondigen een wijziging ten minste 30 dagen voordat ze ingaat per e-mail aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je vóór die datum opzeggen; anders gelden de nieuwe voorwaarden of prijs vanaf die datum.
2. Wijzigingen die alleen in je voordeel zijn of die de wet vereist, kunnen eerder ingaan.
3. Daarnaast mogen we de prijs eenmaal per jaar per 1 januari aanpassen met de wijziging van de consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens) van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) over het voorgaande jaar. Ook zo’n aanpassing kondigen we ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aan, en je kunt dan opzeggen zoals in lid 1.

15. Overige bepalingen

1. We mogen deze overeenkomst overdragen aan een onderneming die ons bedrijf voortzet (bijvoorbeeld als Sevenhills Software een besloten vennootschap wordt); je verleent daaraan nu al medewerking (artikel 6:159 Burgerlijk Wetboek). We laten het je per e-mail weten en je mag dan opzeggen. Jij hebt voor overdracht onze schriftelijke toestemming nodig.
2. We communiceren per e-mail met het adres in je account. Houd dat actueel.
3. Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van kracht en wordt de ongeldige bepaling vervangen door een geldige die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.
4. Onze administratie (zoals betalingen, facturen, verzonden e-mails, logs en de gegevens in Mealbooks) geldt als volledig bewijs van wat ze laat zien, behoudens tegenbewijs door jou.

16. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is niet van toepassing.
2. Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij de wet een andere rechter bevoegd maakt. Laten we eerst praten: de meeste vragen zijn met een e-mail opgelost.

Versie 2026-10-26 (concept).