Conditions générales d’utilisation

[to confirm: projet] Projet du 23 octobre 2026, rédigé conformément au droit néerlandais et européen. Avant publication, les points marqués [to confirm] seront complétés et le texte sera vérifié par un juriste. La version néerlandaise fait foi ; cette traduction est fournie à titre informatif.

1. Qui nous sommes et quand ces conditions s’appliquent

Les présentes conditions s’appliquent à toute offre, tout essai et tout contrat relatif à Mealbooks entre vous et Sevenhills Software, entreprise individuelle (eenmanszaak) de Subhashini Sivasubramani, Saturnus 16, 1188 EC Amstelveen, Pays-Bas ; KVK (registre du commerce néerlandais) 42162009 ; numéro de TVA NL005545855B86 ; e-mail nakshafoods@gmail.com (« nous »).
Mealbooks est proposé uniquement aux professionnels : personnes physiques ou morales agissant dans le cadre de leur activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. En vous inscrivant, vous confirmez que vous le faites pour votre entreprise et que vous êtes habilité à la représenter. Les consommateurs ne peuvent pas s’inscrire ; les règles de protection des consommateurs, comme le droit de rétractation, ne s’appliquent donc pas. S’il s’avère qu’un consommateur s’est inscrit, nous pouvons mettre fin au compte.
Vos propres conditions générales ne s’appliquent pas.
Notre politique de confidentialité explique comment nous traitons les données personnelles. Pour les données personnelles que vous tenez dans Mealbooks sur d’autres personnes, notre accord de traitement des données fait partie du présent contrat.

2. Conclusion du contrat

Essai : vous remplissez le formulaire d’inscription, acceptez les présentes conditions, la politique de confidentialité et l’accord de traitement des données en cochant la case, et confirmez votre adresse e-mail avec le code à 6 chiffres que nous vous envoyons. Le contrat pour l’essai gratuit est conclu dès la création du compte. Avant d’envoyer le formulaire, vous pouvez vérifier et corriger tout ce que vous avez saisi.
Abonnement : vous choisissez S’abonner dans Paramètres > Abonnement et payez le premier mois. Le contrat payant est conclu dès que ce paiement a abouti ; nous le confirmons en vous envoyant la facture par e-mail.
Nous conservons le contrat : nous enregistrons quelle version des présentes conditions vous avez acceptée et quand (voir la politique de confidentialité). Vous pouvez à tout moment enregistrer et imprimer ces conditions depuis cette page, et nous vous envoyons sur demande la version que vous avez acceptée.
Les présentes conditions sont disponibles en néerlandais, anglais, allemand, français, espagnol et italien. Le contrat est conclu en néerlandais ; en cas de divergence entre les versions, le texte néerlandais prévaut.

3. Le service

Mealbooks est un logiciel en ligne pour les petites entreprises alimentaires : menu et recettes, commandes, factures, avoirs, factures électroniques, rappels de paiement, dépenses, comptabilité, les montants pour la déclaration de TVA et les contrôles HACCP. Il fonctionne dans le navigateur et peut être ajouté à l’écran d’accueil d’un téléphone.
Le récapitulatif pour la déclaration de TVA dans Mealbooks suit la déclaration de TVA néerlandaise pour les entreprises établies aux Pays-Bas et la déclaration de TVA allemande pour les entreprises établies en Allemagne. Pour les entreprises d’autres pays, Mealbooks fournit un récapitulatif général de la TVA ; elles ne peuvent utiliser les montants que comme aide pour la déclaration dans leur propre pays.
Nous pouvons améliorer et modifier Mealbooks. Nous ne supprimons pas une fonction principale pour laquelle vous payez sans vous en informer par e-mail au moins 30 jours à l’avance ; vous pouvez alors résilier avant la modification.
Vous recevez un droit non exclusif et non cessible d’utiliser Mealbooks pour votre propre entreprise pendant la durée du contrat. Tous les droits de propriété intellectuelle sur Mealbooks restent les nôtres. Vous ne pouvez pas copier, revendre ou décompiler Mealbooks, ni permettre à d’autres de l’utiliser en dehors des comptes que vous créez pour votre propre entreprise.
Les données que vous saisissez restent les vôtres. Nous les utilisons uniquement pour vous fournir Mealbooks, comme décrit dans la politique de confidentialité et l’accord de traitement des données.
Une facture est émise dès que son PDF ou sa facture électronique est créé, qu’elle est imprimée ou envoyée, qu’un rappel de paiement est envoyé pour elle ou qu’un paiement y est enregistré. Les factures émises, les avoirs et les paiements enregistrés ne sont ensuite ni modifiés ni supprimés : une erreur se corrige par un avoir ou par l’annulation du paiement avec un motif. Ils sont consignés dans un enregistrement chaîné qui montre si quelque chose a été modifié après coup (Paramètres > Inaltérabilité) ; il est conservé tant que votre compte existe et supprimé avec le compte (article 9). Les factures électroniques (XRechnung et ZUGFeRD) sont des fichiers que vous téléchargez et envoyez vous-même ; Mealbooks ne les envoie à personne.

4. Essai gratuit

Vous pouvez essayer Mealbooks gratuitement pendant 7 jours, sans données de paiement. Il y a un seul essai par adresse e-mail ; nous pouvons refuser ou mettre fin à une inscription qui répète un essai antérieur.
L’essai prend fin de lui-même et ne devient jamais un abonnement payant sans que vous vous abonniez. Après l’essai, le compte ne peut plus que souscrire un abonnement et télécharger ses données, jusqu’à sa suppression (article 9).

5. Prix, TVA et paiement

Mealbooks coûte 20,00 € par mois hors TVA. Toutes les fonctions sont incluses.
TVA :
- les professionnels établis aux Pays-Bas paient 21 % de TVA néerlandaise : 24,20 € par mois ;
- les professionnels établis dans un autre pays de l’UE disposant d’un numéro de TVA valide dans le système européen VIES paient 20,00 € ; la TVA est due par vous selon le mécanisme de l’autoliquidation (article 196 de la directive TVA 2006/112/CE) et vous la déclarez vous-même dans votre propre déclaration de TVA. Sans numéro de TVA confirmé comme valide par VIES, vous ne pouvez pas vous abonner. Saisissez votre numéro de TVA sur la page d’abonnement ou dans Paramètres > Infos entreprise avant de vous abonner ; nous le vérifions dans VIES lors de l’abonnement ;
- les professionnels établis hors de l’UE paient 20,00 € sans TVA néerlandaise (article 44 de la directive TVA) ; les éventuels impôts dans votre propre pays sont à votre charge. Le traitement TVA est déterminé lors de l’abonnement. Informez-nous si votre pays ou votre statut au regard de la TVA change. Une modification du taux de TVA s’applique à compter de sa date d’entrée en vigueur.
Vous payez le premier mois via Mollie avec un moyen de paiement proposé sur la page de paiement (comme iDEAL, une carte de crédit ou un autre moyen disponible dans votre pays). Par ce paiement, vous donnez également un mandat : ensuite, le même montant est prélevé chaque mois le même jour du mois que votre premier paiement (ou le jour ouvrable suivant), par prélèvement SEPA ou sur la carte avec laquelle vous avez payé. Le présent article vaut pré-notification de chaque prélèvement ; vous acceptez qu’aucune notification distincte ne soit envoyée avant chaque prélèvement. Pour chaque paiement, nous vous envoyons une facture par e-mail ; vos factures se trouvent aussi dans Paramètres > Abonnement.
Chaque paiement prolonge votre abonnement d’un mois civil. L’abonnement se renouvelle chaque mois jusqu’à ce que vous le résiliiez.

6. Paiements échoués ou contestés

Si un paiement échoue ou si vous contestez un prélèvement, nous vous écrivons par e-mail et le montant reste dû.
S’il n’est pas payé, le compte ne peut plus, au plus tard 7 jours après la fin du mois payé, que souscrire un abonnement et télécharger ses données. Un paiement abouti vous rend l’accès complet.
Si un montant reste impayé après un rappel, nous pouvons facturer les intérêts légaux applicables aux transactions commerciales (article 6:119a du code civil néerlandais, Burgerlijk Wetboek) et des frais de recouvrement raisonnables.
Vous ne pouvez pas compenser un montant que vous nous devez avec une créance que vous pensez avoir contre nous, ni suspendre votre paiement.

7. Résiliation

Vous pouvez résilier à tout moment dans Paramètres > Abonnement. Plus aucun prélèvement n’est effectué ensuite.
Vous conservez un accès complet jusqu’à la fin du mois que vous avez payé. Les montants déjà payés ne sont pas remboursés.

8. Vos responsabilités

Maintenez vos données exactes, gardez vos mots de passe secrets et ne donnez un compte qu’aux personnes de votre propre entreprise. Vous êtes responsable de ce qui se passe sous vos comptes.
Vous restez vous-même responsable de vos obligations légales, comme l’inscription au registre du commerce, les règles de sécurité alimentaire et d’hygiène (aux Pays-Bas celles de la NVWA, l’autorité néerlandaise de sécurité des aliments et des produits de consommation, et le guide d’hygiène, hygiënecode), votre comptabilité et votre déclaration de TVA. Mealbooks vous aide, mais ne dépose pas votre déclaration de TVA, ne donne aucun conseil fiscal ou juridique et ne remplace pas vos propres contrôles. Vérifiez les montants avant de les utiliser.
Vous utilisez Mealbooks de manière licite : vous n’enregistrez aucun contenu illicite, n’essayez pas d’accéder aux données d’autres entreprises, ne testez ni n’attaquez la sécurité et ne surchargez pas le service.
Pour les données personnelles de vos clients, fournisseurs et personnel, vous êtes le responsable du traitement (accord de traitement des données). Vous n’enregistrez dans Mealbooks aucune catégorie particulière de données personnelles, comme des données concernant la santé d’une personne (par exemple une allergie d’un client nommé) ; les allergènes se rapportent au plat.
Vous garantissez que vous pouvez traiter de manière licite les données personnelles que vous saisissez dans Mealbooks et que vous avez informé les personnes concernées comme l’exige le RGPD.

9. Vos données à la fin du contrat (règlement européen sur les données, Data Act)

Pendant la durée du contrat, vous pouvez à tout moment exporter vos listes au format CSV.
À la fin de votre essai ou de votre abonnement, le compte est désactivé. Vous disposez alors d’au moins 30 jours (50 au plus ; nous vous prévenons par e-mail 30 et 7 jours avant la suppression) pour vous connecter et utiliser Télécharger mes données : toutes les données de votre entreprise (clients, commandes, factures, dépenses, menu, recettes, contrôles HACCP, l’enregistrement chaîné de vos factures et paiements et les autres données que vous avez saisies) dans un fichier unique, structuré et lisible par machine, utilisable dans un autre service ou dans vos propres systèmes. Pendant cette période, vous pouvez aussi vous réabonner.
Après ce délai, nous supprimons toutes vos données, y compris des sauvegardes dans un délai de 30 jours. Nous ne conservons que ce que la loi nous oblige à conserver, comme nos factures à votre intention. Les données techniques nécessaires uniquement au fonctionnement de Mealbooks (comme les hachages de mots de passe, les sessions et les journaux) ne font pas partie de l’export.
Le changement de fournisseur est gratuit. Vous pouvez mettre fin au contrat à tout moment (article 7) ; le délai de préavis pour changer de fournisseur est donc d’un mois au plus ; nous vous aidons pour les questions raisonnables concernant le transfert de vos données.

10. Disponibilité, maintenance et support

Nous faisons de notre mieux pour que Mealbooks reste disponible et effectuons une sauvegarde chaque nuit, mais nous ne garantissons pas une disponibilité ininterrompue ou sans erreur. Nous planifions la maintenance autant que possible en dehors des heures de bureau et annonçons à l’avance les maintenances plus longues.
Le support est assuré via Help & Support dans l’application et par e-mail. Nous nous efforçons de répondre rapidement ; il n’y a pas de délais de réponse garantis.

11. Suspension et résiliation par nous

Nous pouvons suspendre immédiatement un compte ou mettre fin au contrat en cas d’abus, d’utilisation illicite, de non-paiement ou de manquement grave aux présentes conditions, ou lorsqu’un tribunal ou une autorité l’ordonne. Dans la mesure du possible, nous vous avertissons d’abord et vous accordons un délai raisonnable pour y remédier. Nous vous indiquons le motif (voir aussi l’article 13).
Nous pouvons cesser de proposer Mealbooks moyennant un préavis d’au moins 3 mois, par e-mail. Vous conservez alors le droit de télécharger vos données (article 9).

12. Responsabilité

Mealbooks est un outil. Nous ne sommes pas responsables des décisions que vous prenez sur la base des montants, ni des amendes, redressements fiscaux ou résultats d’inspection découlant de vos propres déclarations ou contrôles.
Notre responsabilité totale pour inexécution imputable, faute délictuelle ou à tout autre titre est limitée aux dommages directs et au montant que vous nous avez payé au cours des 12 mois précédant l’événement à l’origine du dommage, et jamais plus de 500 €. Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, tels que le manque à gagner, la perte de chiffre d’affaires ou l’atteinte à la réputation. En cas de perte de données, notre responsabilité se limite à la restauration de la sauvegarde la plus récente.
Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou d’imprudence consciente (bewuste roekeloosheid) de notre part, ni lorsque la loi n’autorise pas de limitation.
Signalez-nous tout dommage par e-mail dès que possible, au plus tard dans les 12 mois suivant sa découverte ; à défaut, le droit à réparation s’éteint.
Force majeure : nous ne sommes pas responsables des manquements dus à des circonstances indépendantes de notre volonté, telles que des pannes chez l’hébergeur, sur internet, dans l’alimentation électrique ou chez le prestataire de paiement, des cyberattaques malgré une sécurité appropriée, ou des mesures des pouvoirs publics.
Garantie : vous nous garantissez contre les réclamations de tiers, tels que vos propres clients ou votre personnel, résultant des données que vous saisissez dans Mealbooks, d’une utilisation de Mealbooks contraire aux présentes conditions ou à la loi, ou du non-respect de vos propres obligations en tant que responsable du traitement, et vous prenez en charge les frais raisonnables de notre défense. Cela ne s’applique pas dans la mesure où la réclamation résulte de notre propre manquement.
Par dommage direct, nous entendons uniquement : (a) les montants que vous nous avez payés en trop, ou payés pour une période pendant laquelle Mealbooks ne fonctionnait pas en raison de notre manquement ; (b) les frais raisonnables engagés pour prévenir ou limiter un dommage ; (c) les frais raisonnables engagés pour établir la cause et l’étendue du dommage. Ces frais doivent être justifiés.
Notre responsabilité pour un manquement n’est engagée que si vous nous mettez en demeure (ingebrekestelling en droit néerlandais) sans délai par e-mail, en décrivant le manquement aussi précisément que possible, en nous accordant un délai raisonnable d’au moins 14 jours pour y remédier, et que nous restons en défaut après ce délai, sauf si la réparation est définitivement impossible.
Une série d’événements liés compte comme un seul événement.
Nous effectuons une sauvegarde chaque nuit, mais vous restez responsable de conserver votre propre copie des données qui comptent pour vous. Nous vous conseillons d’exporter régulièrement vos listes.
Nous ne sommes pas responsables des services de tiers que vous utilisez vous-même à côté de Mealbooks ou depuis Mealbooks, tels que Mollie, Google Maps, WhatsApp, votre connexion internet, vos appareils et les systèmes de messagerie des destinataires ; leurs propres conditions s’appliquent.

13. Signalement de contenus illicites et notre point de contact (règlement européen sur les services numériques, DSA)

Notre point de contact unique pour les autorités, la Commission européenne et les utilisateurs est nakshafoods@gmail.com, en néerlandais ou en anglais.
Mealbooks stocke des informations pour ses clients et ne les rend pas publiques. Si vous pensez que Mealbooks contient un contenu illicite, vous pouvez le signaler à cette adresse en indiquant : pourquoi vous estimez que le contenu est illicite, où il se trouve précisément, votre nom et votre adresse e-mail, et une déclaration selon laquelle votre signalement est exact et effectué de bonne foi. Nous décidons avec soin et sans retard injustifié et vous informons du résultat.
Si nous supprimons un contenu ou suspendons ou résilions un compte en raison d’un contenu illicite ou d’un manquement aux présentes conditions, nous indiquons au client les motifs et la manière de contester la décision. La contestation est adressée à la même adresse et traitée par une personne.

14. Modification des présentes conditions et du prix

Nous pouvons modifier les présentes conditions et le prix. Nous annonçons une modification par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez résilier avant cette date ; à défaut, les nouvelles conditions ou le nouveau prix s’appliquent à compter de cette date.
Les modifications uniquement à votre avantage ou exigées par la loi peuvent entrer en vigueur plus tôt.
En outre, nous pouvons ajuster le prix une fois par an, au 1er janvier, en fonction de l’évolution de l’indice des prix à la consommation (IPC, tous ménages) de l’office néerlandais de la statistique (Centraal Bureau voor de Statistiek, CBS) sur l’année précédente. Nous annonçons également un tel ajustement par e-mail au moins 30 jours à l’avance, et vous pouvez alors résilier comme au point 1.

15. Dispositions diverses

Nous pouvons transférer le présent contrat à une entreprise qui poursuit notre activité (par exemple si Sevenhills Software devient une société à responsabilité limitée, besloten vennootschap) ; vous y consentez dès à présent (article 6:159 Burgerlijk Wetboek). Nous vous en informons par e-mail et vous pouvez alors résilier. Pour un transfert de votre part, vous avez besoin de notre accord écrit.
Nous communiquons par e-mail avec l’adresse de votre compte. Tenez-la à jour.
Si une disposition est nulle, le reste demeure en vigueur, et la disposition nulle est remplacée par une disposition valable qui se rapproche le plus possible de son objectif.
Nos enregistrements (tels que les paiements, les factures, les e-mails envoyés, les journaux et les données dans Mealbooks) font pleine foi de ce qu’ils montrent, sauf preuve contraire de votre part.

16. Droit applicable et litiges

Le présent contrat est régi par le droit néerlandais. La Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises (CISG) ne s’applique pas.
Les litiges sont soumis exclusivement au tribunal compétent d’Amsterdam, sauf si la loi désigne un autre tribunal compétent. Parlons-en d’abord : la plupart des questions se règlent par un e-mail.

Version 2026-10-26 (projet).